Fermer une entreprise au Québec : démarches au REQ, au fisc et à l’ARC

Sommaire

Pour fermer une entreprise au Québec, déterminez d’abord sa forme juridique, puis fermez chacun des comptes fiscaux, comptes de retenues à la source et dossiers de permis qui existent réellement. Un propriétaire d’entreprise individuelle immatriculée produit normalement une déclaration de radiation au REQ ; une société en nom collectif ou en commandite utilise des avis de dissolution et de liquidation successifs ; une société par actions québécoise utilise des documents de dissolution ou de liquidation ; et une société par actions fédérale est dissoute auprès de Corporations Canada et examine séparément son immatriculation au Québec. Une société par actions continue d’exister comme personne morale jusqu’à la prise d’effet de son certificat, même si ses activités ont cessé. ^{[1] [2] [3]}

L’ordre des démarches dépend de l’organisme. Revenu Québec demande aux sociétés par actions et aux sociétés de personnes de demander l’annulation de leur inscription aux fichiers de la TPS/TVH et de la TVQ avant leur dissolution. Il demande normalement que ces annulations soient faites ensemble, et la dernière déclaration de taxes de vente doit généralement être produite un mois après la dernière période de déclaration. Une entreprise physiquement située au Québec traite généralement avec Revenu Québec pour la TPS/TVH, tandis que le numéro d’entreprise de l’ARC comprend des comptes de programme distincts qui peuvent nécessiter leur propre demande de fermeture ; le formulaire RC145 de l’ARC sert notamment à fermer des comptes de numéro d’entreprise. La radiation au REQ n’effectue pas ces démarches relatives aux comptes fiscaux. ^{[4] [5] [6]}

Les délais de production courants les plus courts concernent les employeurs. Revenu Québec et l’ARC indiquent que les derniers versements de retenues à la source doivent être effectués dans les sept jours suivant la cessation des activités, et que les renseignements des relevés 1 du Québec et des feuillets fédéraux T4 ou T4A doivent généralement être produits dans les 30 jours. Un employeur québécois ayant un dossier d’assurance à la CNESST dispose de 45 jours après le départ définitif de son dernier travailleur pour signaler l’événement et produire une déclaration des salaires. Les déclarations de revenus des sociétés doivent généralement être produites dans les six mois suivant la fin de l’année d’imposition concernée, et le certificat de dissolution définit la dernière période d’imposition de la société. Vérifiez le point de départ de chaque délai en fonction du compte concerné et de la date finale réelle. ^{[7] [8] [9] [10]}

Avant de fermer un compte bancaire, de supprimer un accès à un portail ou de mettre fin à l’utilisation d’une adresse d’affaires, sauvegardez les livres, les déclarations, les avis de cotisation et les autres avis ; désignez une personne responsable de la conservation des documents ; et prenez des dispositions pour recevoir la correspondance tardive. Les règles de conservation varient selon les documents et la forme juridique, allant de la règle de deux ans de l’ARC pour certains documents de sociétés dissoutes aux exigences fiscales et comptables de six ans. Les recherches publiques du REQ et de Corporations Canada permettent ensuite une dernière vérification du statut, tandis que les confirmations relatives aux comptes fiscaux doivent être conservées séparément. Ce guide porte sur la fermeture volontaire d’une entreprise solvable et signale les actifs, les passifs, les employés et les licences à soumettre à un examen professionnel lorsque la situation est complexe. ^{[11] [12] [13] [14]}

Introduction et contexte

Un propriétaire québécois qui a décidé de cesser ses activités doit accomplir plusieurs démarches administratives indépendantes. Le registre des entreprises consigne l’identité juridique et le statut d’immatriculation ; Revenu Québec administre les taxes et impôts provinciaux ainsi que, pour les entreprises physiquement situées au Québec, la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) ; l’Agence du revenu du Canada (ARC) gère d’autres comptes de programme fédéraux. L’ARC indique que chaque compte de programme a sa propre procédure de fermeture, tandis que Revenu Québec exige séparément l’annulation des inscriptions aux fichiers des taxes de vente. ^[15]

Ce guide porte sur la fermeture volontaire d’une petite entreprise solvable en date du 24 septembre 2026. Il présente les démarches pour les propriétaires d’entreprises individuelles, les sociétés de personnes, les sociétés par actions québécoises et les sociétés constituées sous le régime fédéral et immatriculées au Québec. Une suspension temporaire, une vente ou une incapacité de payer constitue une décision différente et peut nécessiter des conseils spécialisés. Le propriétaire devrait d’abord déterminer la forme juridique, dresser la liste de tous les comptes et permis, choisir une date de cessation des activités justifiable et déterminer qui conservera les documents et recevra le courrier. Une société par actions est une personne morale distincte qui continue d’exister jusqu’à sa dissolution ; le simple fait de cesser de facturer ne met donc pas fin à son existence juridique. ^[16]

Il faut distinguer cinq événements différents : cesser les ventes, annuler l’immatriculation de l’entreprise au Québec (radiation), dissoudre une personne morale, annuler des comptes de programme fiscaux ou de retenues à la source et produire les dernières déclarations. Leurs dates de prise d’effet peuvent différer. L’ordre compte, car les derniers versements, les biens conservés, l’accès aux portails et le dossier public peuvent subsister après la dernière transaction avec un client. Revenu Québec indique explicitement que les déclarations de revenus des sociétés doivent généralement continuer d’être produites jusqu’à la dissolution, et l’ARC précise qu’une dissolution non déclarée peut faire en sorte qu’une société soit considérée comme existant toujours aux fins de la production des déclarations. ^[17]

Démarches de fermeture selon la forme juridique

Déterminez d’abord ce qui prend fin

Une entreprise individuelle est l’entreprise d’une personne physique, sans existence juridique distincte de celle de son propriétaire. Le propriétaire d’une entreprise individuelle immatriculée demande normalement la radiation au REQ lorsque les activités de l’entreprise cessent, puis s’occupe des comptes fiscaux et de sa déclaration de revenus personnelle. Revenu Québec exige séparément qu’un particulier en affaires qui cesse ses activités commerciales l’en informe. ^[18]

Une société en nom collectif ou en commandite a sa propre démarche de liquidation au REQ. Pour une société de personnes qui est dissoute et liquidée, le processus en ligne du REQ prévoit un avis de dissolution, un avis de nomination du liquidateur et un avis de clôture, transmis un à la fois après le dépôt de l’avis précédent. L’avis de clôture entraîne la radiation de son immatriculation. Les associés devraient déterminer qui signe, qui gère les documents et quand se termine le dernier exercice avant de commencer cette séquence. ^[19]

Une société par actions québécoise suit une démarche de dissolution de société par actions. Le REQ distingue la déclaration de dissolution lorsqu’il n’y a pas de liquidation de l’avis de liquidation suivi d’un avis de clôture lorsqu’une liquidation est nécessaire. Le consentement des actionnaires est donné par résolution spéciale en vertu du droit québécois des sociétés par actions. La société doit être immatriculée, avoir produit sa déclaration initiale et toutes ses déclarations de mise à jour annuelle et avoir payé les droits applicables avant la production au REQ. Le certificat de dissolution fournit la date et l’heure de la fin de son existence juridique. ^[20]

Une société par actions fédérale exerçant ses activités au Québec doit régler ses dossiers auprès de deux autorités. Corporations Canada s’occupe de la dissolution fédérale ; une personne morale de droit privé constituée à l’extérieur du Québec et immatriculée au REQ utilise la démarche québécoise de radiation de l’immatriculation. La constitution sous le régime fédéral ne fait pas disparaître l’inscription au registre québécois ni les dossiers fiscaux provinciaux. Corporations Canada demande à la société de transmettre ses clauses de dissolution en ligne une fois les conditions légales remplies. ^{[3] [21]}

Le tableau 1 établit les correspondances entre les autorités et les formes juridiques. La colonne « À faire avant cette démarche » sert à vérifier les dépendances pratiques ; elle ne remplace pas les instructions de production propres à l’organisme.

Le tableau montre pourquoi la radiation au REQ ne constitue pas à elle seule une fermeture des comptes fiscaux. Il prévient aussi l’erreur inverse : l’annulation d’une inscription fiscale ne dissout pas une société par actions. Pour une entreprise située au Québec, comme c’est généralement le cas ici, effectuez l’annulation de l’inscription aux fichiers de la TPS/TVH et de la taxe de vente du Québec (TVQ) auprès de Revenu Québec ; utilisez la procédure de fermeture de compte de TPS/TVH de l’ARC uniquement pour un compte de TPS/TVH administré par l’ARC. ^[33]

Comptes fiscaux et dernières déclarations

TPS/TVH et TVQ : choisissez soigneusement la date de prise d’effet

Un inscrit au Québec doit produire les déclarations de TPS/TVH et de TVQ manquantes, payer les montants dus et demander l’annulation de ses inscriptions. Revenu Québec indique que les deux inscriptions devraient généralement être annulées ensemble ; il envoie un avis écrit précisant la date de prise d’effet. L’annulation crée la dernière période de déclaration, et la dernière déclaration doit généralement être produite un mois après la fin de cette période. Rapprochez l’avis avec les livres plutôt que de présumer que la date de la dernière facture correspond automatiquement à la fin de la dernière période de déclaration. ^[34]

Les stocks et l’équipement font de cette étape bien plus qu’une simple formalité administrative. Revenu Québec décrit le traitement à titre de vente réputée de certains biens détenus à la fin de l’inscription, notamment les taxes calculées sur la juste valeur marchande des biens qui ne sont pas des immobilisations. Une société qui conserve des ordinateurs, des stocks ou d’autres actifs devrait en calculer les conséquences avant de fixer la date d’annulation ou de distribuer les biens. C’est une bonne raison d’obtenir des conseils comptables lorsque les actifs sont importants. ^[35]

Pour un compte de TPS/TVH administré par l’ARC, l’ARC demande le numéro d’entreprise, la dénomination sociale, le motif et la date d’annulation, ainsi qu’une dernière déclaration et le paiement des montants dus. L’ARC précise que lorsque l’entreprise cesse ses activités, la date d’annulation est celle de sa fermeture. Cette page de l’ARC ne devrait pas remplacer la procédure de Revenu Québec pour une entreprise physiquement située au Québec. ^[36]

Retenues à la source et autres comptes québécois

Un employeur qui cesse ses activités doit effectuer le dernier versement de retenues à la source au Québec, produire les formulaires requis et demander séparément à Revenu Québec d’annuler son inscription au fichier des retenues à la source au moyen du formulaire LM-1.A. Si les activités de l’entreprise cessent au cours de l’année, le calendrier de paiement de Revenu Québec fixe le dernier versement au septième jour suivant la cessation. Son guide du relevé 1 fixe au trentième jour suivant la cessation la production des relevés 1 et du sommaire correspondant. Ces dates sont liées à la cessation et peuvent précéder l’échéance de la déclaration de revenus de la société. ^[7]

Au fédéral, l’ARC demande à un employeur qui cesse ses activités de verser les cotisations au Régime de pensions du Canada, les cotisations d’assurance-emploi et l’impôt sur le revenu retenus dans les sept jours, et de produire les derniers renseignements T4 ou T4A dans les 30 jours. L’ARC ferme un compte de retenues sur la paie une fois les retenues versées et les déclarations de renseignements produites ; les propriétaires admissibles ou leurs représentants autorisés peuvent demander la fermeture en ligne. En général, produisez un relevé d’emploi (RE) électronique dans les cinq jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle un employé subit un arrêt de rémunération. Consultez le guide du relevé d’emploi de Service Canada pour les délais applicables aux RE papier et aux cycles de paie. Obtenez les rapports de paie et les identifiants d’accès avant de fermer les accès aux portails. ^[37]

Si l’employeur a un dossier d’assurance contre les accidents du travail au Québec, la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) doit être informée séparément. Elle fixe un délai de 45 jours après le départ définitif du dernier travailleur pour signaler cette date et transmettre la déclaration des salaires. Ses instructions de fermeture précisent que l’accès au portail prend fin à la fermeture du dossier ; sauvegardez donc les avis et les déclarations au préalable. Une entreprise qui poursuit simplement ses activités sans travailleurs figure aussi parmi ses exemples de changements à signaler. ^{[9] [37] [38]}

Impôt sur le revenu et déclarations de renseignements des sociétés de personnes

Le propriétaire d’une entreprise individuelle déclare la dernière période d’activité dans le cadre du régime d’impôt sur le revenu des particuliers, avec le formulaire québécois TP-80 s’il y a lieu ; il ne produit pas de documents de dissolution de société par actions pour son entreprise individuelle. Une société de personnes peut devoir produire une dernière déclaration de renseignements pour la période se terminant à la cessation des activités, et le guide de Revenu Québec destiné aux sociétés de personnes indique, pour les déclarations manquantes, la plus rapprochée des deux échéances suivantes : 90 jours après la cessation ou la date normale de production. Chaque associé doit également produire les déclarations pertinentes de particulier ou de société selon son propre statut. ^[39]

Une société par actions québécoise continue généralement de produire ses déclarations provinciales de revenus des sociétés jusqu’à sa dissolution. Revenu Québec exige une déclaration pour l’année de dissolution couvrant la période jusqu’à la date figurant sur le certificat, et son délai général de production pour les sociétés est de six mois après la fin de l’année d’imposition. La déclaration fédérale T2 doit elle aussi normalement être produite dans les six mois suivant la fin de l’année de la société ; la dernière T2 indique l’année d’imposition se terminant à la date de dissolution. L’échéance de production et l’échéance de paiement d’un solde éventuel sont deux questions distinctes. ^[40]

Le tableau 2 répertorie les dernières déclarations et les preuves à sauvegarder immédiatement. Les délais indiqués s’appliquent à l’événement déclencheur décrit, et non à tous les titulaires de compte ; vérifiez les dates et les formulaires en vigueur auprès de l’organisme avant de produire une déclaration.

Les courts délais relatifs aux retenues sur la paie et aux taxes de vente expliquent pourquoi un propriétaire devrait établir la date de cessation des activités avant de produire un document lié à la forme juridique. La date du certificat que la société obtiendra par la suite détermine alors sa dernière période d’imposition. Produire d’abord un document au registre peut obliger à faire le rapprochement à la hâte ; attendre indéfiniment la production de la déclaration annuelle de revenus peut aussi laisser la société exister juridiquement. ^[45]

Une séquence pratique de fermeture

Préparez un transfert des responsabilités bien encadré

Commencez par un seul dossier de fermeture. Consignez la dénomination sociale exacte, le numéro d’entreprise du Québec (NEQ), le numéro d’entreprise (NE) de l’ARC, les identifiants des comptes fiscaux, les titulaires des comptes, les signataires autorisés et la date de cessation réelle des activités. Dressez la liste des factures impayées, des acomptes de clients, des actifs, des contrats, des permis, des employés et des fournisseurs de services. Le dossier devrait distinguer les dates de demande, d’acceptation, de prise d’effet et de production de la dernière déclaration. Le numéro d’entreprise de l’ARC est un identifiant associé à des comptes de programme distincts ; un seul numéro peut donc correspondre à plusieurs démarches de fermeture différentes. ^[15]

Ensuite, préservez les accès avant d’annuler quoi que ce soit. Exportez les données de comptabilité et de paie, les avis téléchargeables des portails, les relevés bancaires, les historiques de taxes de vente, les factures de fournisseurs et les résolutions signées de la société. La CNESST avertit expressément que les documents de son portail ne sont plus accessibles après la fermeture du dossier. Gardez un compte bancaire fonctionnel jusqu’à ce que les remboursements, les derniers paiements fiscaux et les encaissements restants soient traités ; confirmez séparément la procédure de fermeture propre à la banque. Il s’agit d’une précaution quant à l’ordre des démarches, et non d’un délai d’attente légal fixe. ^[37]

Pour une société par actions, déterminez si les actifs ou les obligations nécessitent une liquidation et obtenez l’approbation requise des propriétaires. Le droit québécois prévoit une résolution spéciale pour le consentement des actionnaires à la dissolution ; le REQ exige des documents différents selon qu’il s’agit d’un cas sans actifs ou d’un cas de liquidation. Pour une société par actions fédérale, Corporations Canada exige que les biens soient répartis et que les passifs soient acquittés avant la dissolution. Un propriétaire qui ne peut déterminer si les obligations ont été entièrement réglées devrait faire examiner le dossier par un avocat ou un comptable avant de demander un certificat. ^{[20] [28]}

Effectuez ensuite les productions propres à chaque compte : versements de retenues sur la paie et relevés, déclarations des salaires à la CNESST s’il y a lieu, déclarations de taxes de vente et annulation des inscriptions, autres inscriptions aux fichiers des taxes à la consommation si elles existent, et dernières déclarations de société de personnes ou de société par actions. Revenu Québec demande expressément aux sociétés par actions et aux sociétés de personnes de demander l’annulation de leur inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ avant leur dissolution. Les instructions de fermeture de comptes de l’ARC indiquent quant à elles qu’une société par actions devrait consulter le formulaire RC145 et transmettre ses clauses de dissolution après la dissolution pour fermer ses comptes à l’ARC. Traitez ces exigences comme des dépendances propres à chaque organisme, et non comme un ordre universel unique. ^[6]

Permis, adresses et conservation des documents

Les licences sectorielles peuvent subsister après la radiation de l’inscription au REQ. La Régie du bâtiment du Québec (RBQ) prévoit une lettre signée pour l’abandon d’une licence de construction. L’Office de la protection du consommateur (OPC) demande à un commerçant itinérant qui ferme son entreprise de signaler l’annulation de son permis au moyen de son portail destiné aux commerçants. La Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) prévoit une démarche de notification distincte pour la licence d’exploitant d’appareils d’amusement qu’elle décrit. Ce sont des exemples qui s’appliquent selon la situation : vérifiez auprès de l’organisme qui a délivré chaque permis effectivement détenu. ^{[47] [48] [49]}

Pour un établissement à Montréal, le permis d’occupation est lié à la fois aux locaux et à l’exploitant. Le statut du permis municipal constitue donc un élément distinct à vérifier auprès de l’arrondissement lorsqu’on quitte un lieu ; la page générale sur les permis ne prévoit pas de formulaire universel de fermeture. Si l’entreprise est le promoteur d’un régime de retraite agréé et en est le seul employeur participant, Retraite Québec indique que le régime se termine à la fermeture, et son processus de terminaison prévoit un délai pour aviser les participants. Les propriétaires ayant un régime devraient faire intervenir l’administrateur dès le début. ^{[50] [51] [52]}

La continuité de la réception du courrier compte, car des avis fiscaux et des paiements résiduels peuvent arriver après la fermeture du bureau. Postes Canada offre le réacheminement du courrier d’entreprise lors d’un déménagement, mais indique que le réacheminement standard exclut le courrier reçu par l’entremise d’une case postale administrée par une entreprise privée. Il faut donc vérifier les conditions du fournisseur concerné et effectuer directement un changement d’adresse auprès de chaque organisme avant de renoncer à une adresse virtuelle. 2727 Coworking décrit sa boîte aux lettres virtuelle à Montréal comme un service d’adresse municipale et précise qu’il ne réachemine pas le courrier et conserve le courrier physique pendant six mois. Ces conditions publiées par le fournisseur illustrent pourquoi un propriétaire qui utilise un tel service doit organiser la collecte du courrier et aviser directement les expéditeurs. ^{[53] [54] [55] [56]}

Le tableau 3 est un tableau de suivi de fermeture vierge à copier dans le dossier de travail. Il consigne les preuves plutôt que de présumer que l’envoi d’un formulaire termine la démarche.

Une ligne devrait rester ouverte jusqu’à la sauvegarde de son accusé de réception ou de son statut public. Le dossier de l’entreprise au REQ indique les dates et les circonstances de la radiation, tandis que la recherche de Corporations Canada permet de confirmer le statut public d’existence de la société fédérale. La fermeture d’un compte fiscal nécessite ses propres preuves provenant de l’organisme concerné. ^[14]

Analyse des données et éléments probants

La comparaison quantitative la plus utile est la dispersion des échéances, car elle montre pourquoi une fermeture ne se résume pas à remplir un seul formulaire. Les instructions de l’ARC sur le dernier versement de retenues sur la paie prévoient sept jours après la cessation des activités de l’entreprise ; la CNESST fixe un délai de 45 jours à compter du départ définitif du dernier travailleur pour la mise à jour du dossier de l’employeur et la déclaration des salaires ; et la déclaration fédérale de revenus des sociétés doit généralement être produite dans les six mois suivant la fin de l’année d’imposition. Ces délais commencent à des événements différents. La date de cessation des activités, le départ du dernier travailleur et la fin de l’année de la société peuvent survenir à des dates différentes ; les propriétaires devraient donc conserver une entrée distincte au calendrier pour chaque compte. ^{[43] [9] [40]}

Les frais de production permettent une autre distinction utile. Le REQ indique que la déclaration de radiation ordinaire ne comporte aucuns frais de production, et Corporations Canada précise qu’il n’y a aucuns frais de production pour ses certificats d’intention de dissolution ou de dissolution. Ces indications n’éliminent pas les droits annuels impayés, les soldes fiscaux, les honoraires professionnels ou les coûts des permis sectoriels. Il faut vérifier les tarifs au moment de la transmission, surtout si des années antérieures restent à régler. ^[57]

Les documents sont soumis à plusieurs délais de conservation. Le droit québécois des sociétés par actions prévoit une période de cinq ans après le certificat de dissolution pour les livres de la société et une période de six ans après l’exercice concerné pour les livres comptables. Les instructions de Corporations Canada destinées à la personne responsable de la conservation des documents font référence à six ans après la dissolution fédérale. Ces catégories se chevauchent en pratique ; la personne responsable devrait donc classer les documents et appliquer la date de fin la plus tardive parmi celles qui sont applicables, en portant une attention particulière aux documents fiscaux et aux historiques des biens. Une société devrait conserver non seulement ses certificats, mais aussi les grands livres et les pièces justificatives qui expliquent ses dernières déclarations. ^{[58] [13] [59]}

Pour une agence ayant des comptes d’employeur actifs, la sauvegarde des données peut être urgente : la CNESST demande de conserver les pièces justificatives de la déclaration des salaires pendant six ans et avertit que l’accès à son portail prend fin dès la fermeture du dossier d’assurance. La personne responsable de la conservation des documents devrait conserver des exportations lisibles, les accusés de réception des déclarations, les avis de cotisation et les preuves de la date de fermeture, et permettre d’y accéder pour répondre à des questions ultérieures. ^{[60] [37]}

Exemples de listes de vérification

Consultant montréalais travaillant seul (exemple hypothétique)

Supposons un propriétaire d’entreprise individuelle immatriculée sans employés, inscrit aux fichiers de la TPS/TVH et de la TVQ au Québec, qui possède un compte bancaire et loue une boîte aux lettres. Sa liste de vérification est la suivante :

• Fixer la date : consigner la dernière activité commerciale, recouvrer les factures impayées et inventorier tout équipement conservé.
• Fermer correctement les dossiers de taxes de vente : rapprocher la TPS/TVH et la TVQ, demander l’annulation des deux inscriptions ensemble auprès de Revenu Québec, puis produire la dernière déclaration à la date applicable indiquée dans l’avis. ^[31]
• Aviser l’administration de l’impôt sur le revenu : informer Revenu Québec de la cessation et déclarer la dernière période d’activité de l’entreprise dans la déclaration de revenus du particulier, en utilisant le formulaire TP-80 s’il y a lieu. ^[61]
• Régler le dossier au registre : produire la déclaration de radiation du propriétaire d’entreprise individuelle dans Mon bureau et sauvegarder le statut qui en résulte au REQ. ^[1]
• S’occuper des comptes fédéraux : vérifier si le NE est associé à un compte de programme administré par l’ARC qui nécessite une fermeture distincte. ^[15]
• Préserver les accès et la réception du courrier : télécharger les documents bancaires et fiscaux, établir une adresse de réception directe pour les avis tardifs et organiser la collecte ou le traitement propre au fournisseur avant d’annuler la boîte aux lettres. ^{[54] [56]}

Aucune société par actions n’est dissoute dans cet exemple, car l’entreprise n’a pas d’existence distincte à titre de société par actions. Le principal risque est de présumer que la radiation au REQ ferme le dossier de taxes de vente ; Revenu Québec exige une demande d’annulation distincte. ^[18]

Petite agence constituée en société par actions (exemple hypothétique)

Supposons une société par actions québécoise ayant plusieurs actionnaires, du personnel, de l’équipement, un bureau à Montréal et un compte à la CNESST. Sa liste de travail est plus longue :

• Approuver la démarche : obtenir la résolution appropriée des actionnaires et déterminer si les biens et les obligations nécessitent une liquidation ou une déclaration de dissolution. ^[20]
• Mettre les documents en sécurité : exporter les documents de paie, fiscaux, bancaires et du portail de la CNESST, et désigner une personne responsable de leur conservation avant de fermer les accès. ^{[37] [58]}
• Terminer les productions de l’employeur : effectuer les versements au Québec et à l’ARC, produire les relevés 1 et les feuillets T4/T4A ainsi que les sommaires correspondants, et transmettre le signalement du départ du dernier travailleur et la déclaration des salaires à la CNESST, selon leurs délais distincts. Remettre un relevé d’emploi (RE) à chaque ancien employé. ^[9]
• Régler les taxes indirectes : régler les déclarations de TPS/TVH et de TVQ, évaluer les biens conservés et demander l’annulation des inscriptions avant la dissolution. ^[35]
• Terminer les démarches de la société : garder les déclarations au REQ à jour, transmettre les documents de dissolution ou de liquidation et conserver la date du certificat pour les dernières périodes d’imposition de la société au Québec et au fédéral. ^[25]
• Fermer les dossiers restants : utiliser la procédure pertinente de l’ARC pour les comptes de programme et vérifier les licences sectorielles, le statut du permis municipal, les obligations relatives au régime de retraite et le courrier. ^{[50] [51]}

Dans une version constituée sous le régime fédéral, les clauses et le certificat de Corporations Canada remplacent le document de dissolution de société par actions québécoise, puis l’immatriculation au Québec est vérifiée séparément. L’inventaire des comptes fiscaux et des comptes d’employeur s’applique toujours lorsque ces comptes existent. ^[3]

Conséquences et perspectives

La façon de fermer une entreprise en réglant durablement ses dossiers consiste à traiter le processus comme un ensemble de dépendances entre les comptes et l’entité. La forme juridique détermine si le propriétaire produit une déclaration de radiation, des avis de société de personnes ou des documents de dissolution de société par actions. La liste des comptes détermine ce que Revenu Québec et l’ARC doivent fermer séparément. La date de fermeture devrait être étayée par les livres, et chaque transmission devrait être accompagnée d’un accusé de réception, d’une date de prise d’effet acceptée ou d’une vérification du statut public. ^[1]

La décision initiale la plus utile consiste à déterminer si la société peut régler ses passifs et rendre compte de ses biens. La démarche québécoise pour les sociétés par actions distingue les productions sans liquidation des productions avec liquidation ; les instructions fédérales exigent de même que les biens et les passifs soient réglés avant la dissolution. Une propriété incertaine, des actifs importants, plusieurs actionnaires, des comptes liés aux employés ou des soldes dus aux créanciers sont des motifs raisonnables de demander un examen professionnel. Ce guide ne traite pas de l’incapacité de payer, de la vente de l’entreprise ni des décisions de cessation d’emploi. ^[28]

Les entreprises ayant une adresse ou un espace de travail devraient planifier les changements d’adresse et les dispositions relatives au courrier avant de mettre fin au service. La visite virtuelle de 2727 Coworking présente des postes de travail et des bureaux privés, mais l’élément pertinent pour la fermeture est constitué des conditions distinctes de son service de boîte aux lettres : l’entreprise offre une adresse et conserve le courrier physique pendant une période limitée sans le réacheminer. L’exclusion de Postes Canada visant les cases postales administrées par une entreprise privée renforce la nécessité de communiquer directement la nouvelle adresse aux organismes et aux autres parties. ^{[62] [56] [54]}

Les formulaires numériques et les pages des organismes peuvent changer. Le tableau de suivi de fermeture devrait donc conserver la page source, la date de vérification, la version du formulaire, la copie transmise et la preuve d’acceptation pour chaque démarche. Les pages officielles citées ici ont été examinées pour la date de publication ; confirmez de nouveau les délais, les frais et les options de service en vigueur immédiatement avant toute production.

Foire aux questions (FAQ)

Comment faire radier une entreprise au REQ ?

Pour une entreprise individuelle immatriculée, utilisez la déclaration de radiation du REQ dans Mon bureau. Pour une société en nom collectif ou en commandite en cours de dissolution, utilisez le processus distinct à trois avis. Une société par actions québécoise utilise les documents de dissolution ou de liquidation ; une société par actions fédérale immatriculée au Québec s’occupe séparément de son immatriculation au Québec. Sauvegardez la preuve du dépôt et vérifiez ensuite le dossier public. ^[22]

La radiation au REQ ferme-t-elle les comptes à Revenu Québec ou à l’ARC ?

Non. Revenu Québec exige une demande d’annulation distincte pour les inscriptions aux fichiers de la TPS/TVH et de la TVQ et, s’il y a lieu, au fichier des retenues à la source. L’ARC indique que chaque compte de programme a sa propre procédure de fermeture et fournit le formulaire RC145 pour un ou plusieurs comptes de NE. ^[15]

Comment fermer un compte d’entreprise à Revenu Québec ?

Dressez d’abord la liste des inscriptions réelles. Demandez l’annulation des inscriptions aux fichiers de la TPS/TVH et de la TVQ, généralement ensemble, au moyen du formulaire LM-1.A ; produisez les déclarations de taxes de vente manquantes et les dernières déclarations, et payez tout montant dû. Si l’entreprise était un employeur ou une société par actions, occupez-vous également des dossiers de retenues à la source et d’impôt sur le revenu des sociétés, selon le cas. Sauvegardez l’avis écrit de Revenu Québec indiquant la date de prise d’effet. ^[31]

Comment fermer un numéro d’entreprise ou un compte de retenues sur la paie à l’ARC ?

Vérifiez quels comptes de programme de l’ARC existent. Pour les retenues sur la paie, terminez les versements de retenues et la production des déclarations de renseignements avant de demander la fermeture. Le RC145 est le formulaire que l’ARC désigne pour fermer un ou plusieurs comptes de NE. Une société par actions devrait transmettre ses documents de dissolution selon les instructions de l’ARC. Un inscrit à la TPS/TVH au Québec devrait normalement suivre la démarche d’administration de la TPS/TVH de Revenu Québec, plutôt que de présumer que la page de l’ARC sur la TPS/TVH s’applique à lui. ^[32]

Quelles dernières déclarations fiscales faut-il produire ?

La réponse dépend de l’entité et de ses comptes : dernières déclarations de TPS/TVH et de TVQ pour un inscrit, relevés de paie et sommaires pour un employeur, déclaration de la dernière période d’activité dans la déclaration personnelle du propriétaire d’une entreprise individuelle, déclaration de renseignements de société de personnes lorsqu’elle est requise et déclarations de revenus de société par actions jusqu’à la dissolution. Les délais les plus immédiats dans ce guide sont ceux de 7 jours pour le versement des retenues sur la paie, de 30 jours pour les relevés et d’un mois pour la dernière déclaration de taxes de vente. ^[5]

Conclusion

Fermer une entreprise au Québec exige une décision concernant l’entité et un inventaire des comptes. Le propriétaire d’une entreprise individuelle fait généralement radier l’immatriculation ; une société de personnes suit la démarche de ses avis de liquidation ; une société par actions québécoise est dissoute selon la démarche applicable ; et une société par actions fédérale s’occupe à la fois de sa dissolution fédérale et de toute immatriculation au Québec. Aucun de ces événements au registre ne prouve, à lui seul, que les comptes de taxes de vente, de retenues sur la paie, d’impôt sur le revenu des sociétés, de permis ou d’assurance contre les accidents du travail ont été fermés.

Fixez une date de cessation des activités, rapprochez les actifs et les obligations, effectuez les versements et produisez les relevés soumis à de courts délais, demandez les annulations de comptes, obtenez les documents liés à la forme juridique et produisez les dernières déclarations de revenus. Conservez l’accès aux documents et au courrier jusqu’à ce que les accusés de réception et les décisions puissent être sauvegardés. Le tableau de suivi de fermeture devrait se terminer par les confirmations des organismes et une vérification du statut au registre public. La transmission d’un formulaire n’est qu’une étape : le propriétaire devrait également consigner sa date de prise d’effet, la dernière déclaration qui y est liée et l’endroit où la confirmation est conservée. Ce dossier permet à un comptable, à un ancien associé ou à une nouvelle personne responsable de la conservation des documents de comprendre la séquence par la suite. Il réduit aussi le risque de considérer un compte inactif comme un compte dont la fermeture est terminée.

Lorsque les biens, les passifs, les actionnaires ou les employés rendent cette séquence incertaine, faites-la examiner par un professionnel compétent avant de transmettre les documents de dissolution. Il en va de même si la date de fermeture prévue entre en conflit avec le moment d’une dernière vente, la présence d’un actif restant ou un versement requis. Une séquence soigneusement documentée est plus utile qu’une seule liste de vérification générique, car chaque entreprise a une combinaison différente de documents à produire pour son entité et de comptes de programme.