Utiliser son adresse personnelle pour une entreprise au Québec

Peut on immatriculer une entreprise québécoise à domicile?

Souvent, oui. Un travailleur autonome peut exercer à domicile. Une société peut aussi établir son siège dans une résidence si l'adresse respecte les règles applicables. L'immatriculation ne permet pas automatiquement toutes les activités dans le logement. Le zonage municipal, le permis d'occupation, le bail et les règles de l'immeuble restent des questions distinctes.

Le Registraire des entreprises du Québec, ou REQ, attribue un numéro d'entreprise du Québec lors de l'immatriculation. Certaines informations déposées au REQ sont publiques. Il faut donc mesurer l'effet sur la vie privée avant d'utiliser une résidence.

Pour une société, le siège est le lieu officiel associé à la personne morale. Le guide du REQ sur l'avis d'adresse du siège demande l'adresse complète d'un lieu au Québec où se trouve le siège ( guide du REQ sur l'adresse du siège.

Pour une entreprise individuelle, les règles d'immatriculation et les déclarations requises diffèrent de celles d'une société. Consultez la page officielle avant de déposer une déclaration ( Gouvernement du Québec.

Adresse du domicile, adresse professionnelle et siège

Ces termes ne sont pas interchangeables.

Depuis le 31 mars 2023, une personne physique liée à une entreprise doit déclarer son adresse de domicile au REQ. Elle peut aussi déclarer une adresse professionnelle afin que son domicile ne soit pas publié au registre. L'adresse professionnelle doit être son principal lieu de travail ou d'affaires. Une case postale est interdite. Une personne ne peut déclarer qu'une seule adresse professionnelle ( règles du Gouvernement du Québec.

Cette distinction est importante. Un service postal ne devient pas automatiquement une adresse professionnelle valide pour chaque personne physique. Avant de déposer une déclaration, vérifiez que l'adresse proposée répond à la définition du REQ pour votre rôle et votre forme juridique.

Quelles informations deviennent publiques?

Le registre sert à identifier les entreprises et les personnes qui leur sont liées. La publication d'une adresse personnelle peut permettre à des clients, fournisseurs, démarcheurs ou membres du public d'associer la résidence à l'entreprise.

Avant le dépôt, décidez si cette exposition vous convient. Sinon, examinez une adresse professionnelle admissible, une solution de siège adaptée à la personne morale ou un véritable espace qui constitue votre principal lieu de travail. Une case postale ne règle pas nécessairement le problème. Le REQ l'exclut expressément comme adresse professionnelle d'une personne physique.

Zonage et permis d'occupation à Montréal

L'immatriculation au REQ et l'autorisation d'exercer une activité dans un logement sont deux démarches différentes.

La Ville de Montréal indique qu'un permis ou un certificat d'occupation peut être requis lorsqu'une partie du logement sert à une activité commerciale, industrielle ou professionnelle. La démarche et les usages permis varient selon l'arrondissement ( permis d'occupation de la Ville de Montréal. La Ville recommande aussi de vérifier le zonage et d'obtenir l'autorisation requise avant de lancer une entreprise, y compris une activité à domicile ( guide de démarrage de la Ville de Montréal.

Communiquez avec l'arrondissement avant de recevoir des clients, installer une enseigne, stocker beaucoup de marchandises, employer du personnel sur place ou créer un trafic fréquent de livraison. Décrivez précisément l'activité. Un service de conseil exercé seul à un bureau ne crée pas les mêmes effets que la préparation alimentaire, les soins personnels, la fabrication ou la distribution de colis.

Bail et déclaration de copropriété

Un locataire doit lire le bail et les règles de l'immeuble avant d'exercer depuis le logement. Le Tribunal administratif du logement indique qu'un usage commercial peut, selon les faits, constituer un changement de destination du logement au sens de l'article 1856 du Code civil du Québec ( décisions du TAL sur l'usage commercial. Les décisions dépendent des faits. Elles ne créent pas une permission ou une interdiction universelle.

Un copropriétaire doit vérifier la déclaration de copropriété et les règlements du syndicat. Ces documents peuvent limiter les activités commerciales, les enseignes, les visites de clients, les livraisons, le bruit ou l'utilisation des parties communes. Demandez une confirmation écrite si la règle manque de clarté.

Dans les deux cas, décrivez l'activité réelle. Travailler seul sur un ordinateur, recevoir des clients, entreposer des stocks ou employer une équipe produit des effets différents.

Assurance

Informez l'assureur habitation ou locataire de l'activité. Demandez une confirmation écrite de la couverture. Une police résidentielle peut traiter le matériel professionnel, les stocks, les biens des clients, la responsabilité civile et les interruptions d'activité autrement que les risques domestiques ordinaires. La couverture nécessaire dépend de l'activité, pas seulement de l'adresse inscrite au registre.

Traitement fiscal au Canada et au Québec

L'utilisation d'une adresse personnelle pour l'immatriculation ne crée pas automatiquement une déduction fiscale. La déduction dépend de l'utilisation réelle de l'espace.

Au fédéral, l'Agence du revenu du Canada indique qu'un travailleur autonome peut déduire des frais d'utilisation de la résidence lorsque l'espace est son principal lieu d'affaires, ou lorsqu'il sert exclusivement à gagner un revenu d'entreprise et est utilisé régulièrement et continuellement pour rencontrer des clients ou des patients. La répartition doit être raisonnable. La superficie et, au besoin, le temps d'utilisation peuvent être considérés ( frais d'utilisation de la résidence de l'ARC.

Les dépenses admissibles peuvent comprendre une part raisonnable du chauffage, de l'électricité, de l'assurance, de l'entretien et du loyer. Un propriétaire peut aussi répartir les intérêts hypothécaires et les impôts fonciers selon les règles applicables. La déduction ne peut pas créer ni augmenter une perte d'entreprise. Les dépenses admissibles non utilisées peuvent être reportées selon les règles de l'ARC. Le revenu et les dépenses d'un travail autonome sont déclarés au moyen du formulaire T2125 ( formulaire T2125 de l'ARC.

Revenu Québec applique un critère semblable. L'espace doit être le principal lieu d'affaires, ou servir exclusivement à l'entreprise et régulièrement à rencontrer des clients ou des patients. Revenu Québec demande aussi une répartition raisonnable des dépenses communes et désigne le formulaire TP 80 pour calculer le revenu et les dépenses d'entreprise ou de profession ( dépenses liées au domicile de Revenu Québec, formulaire TP 80.

Conservez les factures, les calculs, les mesures de superficie et une note qui explique toute répartition selon le temps. Si l'espace sert à la fois à des fins personnelles et professionnelles, documentez cette distinction.

Inscription à la TPS et à la TVQ

L'adresse d'entreprise ne détermine pas l'obligation d'inscription aux taxes. Le revenu et la nature des fournitures sont les facteurs pertinents.

En général, un petit fournisseur n'est pas tenu de s'inscrire si ses fournitures taxables mondiales ne dépassent pas 30 000 $ au cours d'un trimestre civil ni pendant les quatre trimestres civils précédents. Des exceptions et règles particulières existent. Revenu Québec administre l'inscription à la TPS et à la TVQ au Québec et explique les règles du petit fournisseur ( règles de Revenu Québec. L'ARC publie aussi les règles fédérales d'inscription ( règles de l'ARC.

Limites pratiques d'une adresse personnelle

Une adresse personnelle peut créer des problèmes même lorsqu'elle est permise:

1. La vie privée diminue lorsque l'adresse apparaît dans des registres ou répertoires publics.
2. Le courrier professionnel se mélange au courrier du ménage.
3. Des clients ou livreurs peuvent se présenter à la résidence.
4. Un déménagement exige des mises à jour auprès du REQ, des autorités fiscales, des banques, des assureurs et des fournisseurs.
5. L'adresse convient mal à une entreprise qui reçoit souvent des clients, des colis ou du personnel.

Il s'agit de questions opérationnelles, pas seulement d'image.

Solutions autres que la publication de la résidence

Une case postale peut servir au courrier ordinaire. Elle ne répond pas à toutes les exigences d'adresse légale. Vérifiez chaque dépôt.

Un espace de coworking ou un bureau peut fournir un vrai lieu de travail, des salles de réunion et la réception du courrier. Une boîte aux lettres virtuelle ou un bureau virtuel peut séparer le courrier professionnel du courrier personnel. Son admissibilité au REQ dépend toutefois de l'usage juridique et des faits. L'adresse professionnelle d'une personne physique doit toujours être son principal lieu de travail ou d'affaires.

2727 Coworking publie quatre forfaits mensuels fixes:

Consultez les inclusions actuelles sur la page des boîtes aux lettres virtuelles de 2727 Coworking. Avant d'utiliser un forfait dans une déclaration gouvernementale, confirmez que le service et votre usage réel satisfont la règle applicable à votre entreprise et à votre rôle.

Liste de vérification

Avant d'utiliser une adresse personnelle, répondez à ces questions:

1. Quelle adresse le REQ exige t il pour l'entité et pour chaque personne physique liée à celle ci?
2. Quelles informations seront publiques?
3. L'adresse professionnelle proposée constitue t elle le principal lieu de travail ou d'affaires?
4. L'arrondissement permet il l'activité et exige t il un permis d'occupation?
5. Le bail ou la déclaration de copropriété permet il l'activité?
6. L'assureur a t il confirmé la couverture par écrit?
7. L'espace respecte t il les critères de l'ARC et de Revenu Québec pour les frais de bureau à domicile?
8. Qui reçoit les avis juridiques, le courrier fiscal, les colis et les retours des clients?
9. Que faut il mettre à jour si l'entreprise déménage?

Une résidence peut être la solution la plus simple pour une jeune entreprise calme. Ce n'est pas automatiquement la meilleure. Traitez séparément l'immatriculation, les autorisations municipales, la vie privée, les déductions fiscales et le traitement du courrier. Choisissez ensuite une seule configuration d'adresse qui respecte l'ensemble de ces exigences.