Rechercher un NEQ : vérifier une entreprise au REQ

Pourquoi vérifier une entreprise avant de signer

Un entrepreneur général demande un acompte de 30 % pour rénover votre local. Un nouveau client veut 60 jours pour payer. Un locateur vous fait signer un bail commercial au nom d'une « société numérotée ». Dans les trois cas, une question vient avant le prix : avec qui faites-vous affaire, au juste ?

Au Québec, la réponse se trouve d'abord au Registre des entreprises, consultable gratuitement. Cinq minutes suffisent pour savoir si l'entreprise existe, si son immatriculation est en règle et qui la dirige. Cela ne garantit pas la qualité du travail, mais évite les erreurs coûteuses : signer avec une entité dissoute, payer une entreprise qui n'existe pas ou poursuivre la mauvaise personne en cas de litige.

Ce guide porte sur la recherche d'une entreprise qui n'est pas la vôtre. Pour obtenir votre propre numéro, consultez plutôt notre guide sur le NEQ et l'immatriculation d'une entreprise au Québec. Ce texte est informatif et ne constitue pas un avis juridique.

Ce qu'est le Registre des entreprises du Québec

Le registre est tenu par le Registraire des entreprises en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises (RLRQ, c. P-44.1). L'article 99 de cette loi prévoit que « toute personne peut consulter le registre » et que la consultation est gratuite, sauf dans les cas où un règlement prévoit des frais.

L'immatriculation, et donc le NEQ, est obligatoire pour toute entreprise qui fait des affaires au Québec, avec des exceptions, notamment la personne physique qui exploite une entreprise individuelle sous ses propres nom et prénom, et l'organisme sans but lucratif régi par le Code civil. Une travailleuse autonome qui facture sous « Julie Gagnon, graphiste » peut donc être en règle sans figurer au registre.

Selon Québec.ca, une fiche donne notamment le NEQ, le statut d'immatriculation, les noms utilisés, les adresses des établissements, les dirigeants et administrateurs, et le nom des bénéficiaires ultimes.

Ce que le registre ne donne pas :

• la santé financière de l'entreprise ou ses dettes ;
• ses permis (licence de la RBQ, ordres professionnels) ;
• son inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ ;
• certaines données personnelles : selon l' article 99.1 de la loi, la date de naissance n'est jamais consultable, ni le domicile lorsqu'une adresse professionnelle a été déclarée.

Le registre reflète aussi ce que l'entreprise a elle-même déclaré. Données Québec le rappelle : ce sont les entreprises qui sont responsables de l'exactitude des renseignements qu'elles déclarent.

Rechercher une entreprise gratuitement

L'accès se fait à partir de la page Rechercher une entreprise au registre des entreprises sur Québec.ca. Trois types de recherche y sont offerts :

Étapes pratiques

1. Partez du NEQ s'il figure sur la facture, la soumission ou le contrat. C'est l'identifiant le plus fiable, car deux entreprises peuvent porter des noms presque identiques.
2. Sans NEQ, cherchez par le nom commercial, puis par la dénomination sociale du contrat. Une société par actions peut exploiter plusieurs noms.
3. Si la recherche par nom n'est pas concluante, passez à la recherche avancée, que Québec.ca propose précisément quand le NEQ est inconnu.
4. Ouvrez l'état de renseignements et conservez-en une copie datée dans votre dossier fournisseur.

Rechercher une personne liée à des entreprises

La recherche par nom et prénom sert quand un sous-traitant se présente sous son nom et que vous voulez savoir quelle entité facture réellement. Elle montre aussi si un dirigeant est lié à d'autres entreprises, dont certaines peuvent être radiées.

Rappel utile : une personne physique qui exploite une entreprise individuelle ne peut détenir plus d'un NEQ. Si un travailleur autonome vous présente deux NEQ commençant par 22 sur deux factures, demandez-lui pourquoi. Enfin, une homonymie n'est pas une preuve : recoupez avec l'adresse ou le nom de l'entreprise.

Lire le NEQ : les deux premiers chiffres

Le NEQ compte dix chiffres. Selon la description officielle des éléments d'information, les deux premiers indiquent la forme juridique :

Lire l'état de renseignements bloc par bloc

Voici les blocs utiles pour une vérification courante, d'après la page de Québec.ca :

Identification. Le NEQ et le nom en vigueur. Comparez-le mot pour mot avec la facture et le contrat.

Adresses. Le domicile est le siège d'une personne morale, le domicile du propriétaire d'une entreprise individuelle ou le principal établissement d'une société de personnes. Le domicile élu est l'adresse où sont acheminés les documents aux fins de la loi. L'adresse professionnelle d'une personne physique ne peut pas être une case postale.

Immatriculation. La date d'immatriculation est la date d'attribution du NEQ, et elle n'est jamais modifiée. Une entreprise immatriculée il y a trois semaines qui se dit « établie depuis 15 ans » mérite une question.

Statut et forme juridique. Le statut d'immatriculation (voir plus bas), le type d'entreprise, la date de constitution et le régime constitutif (loi québécoise, fédérale ou autre).

Dates des mises à jour. La date de la dernière déclaration de mise à jour annuelle, la date limite de production pour l'année visée et, s'il n'y en a jamais eu, le message « Aucune déclaration de mise à jour annuelle n'a été produite à ce jour ».

Faillite et recours. Le bloc Faillite, affiché seulement pour les NEQ commençant par 11 ou 22, indique si l'entreprise est en faillite ou non, ou qu'aucune information n'a été déclarée depuis le 14 février 2011. Le message « L'entreprise fait l'objet d'un recours » apparaît si une demande de recours a été présentée au Registraire.

Fusion, liquidation ou dissolution. Indique si la société est issue d'une fusion ou si un document de liquidation ou de dissolution a été déposé.

Activités. Le code d'activité économique (CAE) et le nombre de salariés au Québec. Un « fournisseur informatique » déclaré en restauration, c'est à noter.

Personnes. Les administrateurs, les dirigeants non membres du conseil, les trois actionnaires qui détiennent le plus de voix et les bénéficiaires ultimes (en général, les personnes physiques qui détiennent 25 % ou plus des droits de vote ou de la juste valeur marchande). Le signataire de votre contrat devrait apparaître dans ce bloc ou avoir une procuration claire.

Établissements et index des noms. Les adresses d'exploitation au Québec et tous les noms utilisés, actuels et antérieurs. L'index des noms relie rapidement un nom commercial à une société numérotée.

Statut d'immatriculation et radiation d'office

Le statut est par exemple « immatriculée », « radiée d'office » (par le Registraire) ou « radiée sur demande » (souvent après une cessation d'activités). Pour une radiation, la fiche précise la date et les circonstances : lisez-les. Une radiation d'office n'est pas toujours un signe de problème, car la loi radie aussi d'office une personne morale fusionnée ou dissoute. Après une fusion, vérifiez le NEQ de la société qui en est issue.

Le cas qui inquiète le plus est celui de l' article 59. Le Registraire peut, après avoir avisé l'entreprise, radier d'office son immatriculation si elle est en défaut de produire ses déclarations de mise à jour pendant deux années consécutives. Le même article ajoute que la radiation d'une personne morale constituée au Québec emporte sa dissolution.

Concrètement :

• Avant de signer : une société québécoise radiée d'office sous l'article 59 est dissoute. Attendez la régularisation.
• La situation est réversible. L'entreprise peut demander la révocation de sa radiation en produisant les déclarations manquantes et en payant les droits et pénalités ^[1]. Une personne intéressée autre que l'entreprise, comme un créancier, peut aussi la demander ^[1].
• L'effet est rétroactif, avec une réserve. Une fois la radiation révoquée, l'immatriculation est réputée n'avoir jamais été radiée et la personne morale n'avoir jamais été dissoute, « sous réserve des droits acquis par un tiers » ^[1].
• Contrat en cours : demandez au cocontractant de régulariser son dossier et consultez un avocat avant tout nouveau paiement.

Si votre propre entreprise est visée, notre article sur les causes de la radiation d'office explique comment s'en sortir.

Signaux d'alerte à repérer

Selon l' article 98, les informations inscrites (nom, domicile, administrateurs, adresses, etc.) font preuve de leur contenu en faveur des tiers de bonne foi, et une entreprise radiée d'office ne peut contester ce qu'elle a déclaré. D'où l'intérêt de garder une copie datée de la fiche.

Aller plus loin : recoupements utiles

Selon le montant en jeu, ajoutez ces vérifications :

• TPS/TVH : le Registre de la TPS/TVH de l'Agence du revenu du Canada est gratuit. Avec les neuf premiers chiffres du numéro, le nom de l'entreprise et la date de la transaction, il confirme que le fournisseur est inscrit, ce qui compte pour vos crédits de taxe sur les intrants.
• TVQ : Revenu Québec offre un service en ligne et une API pour vérifier la validité d'un numéro d'inscription au fichier de la TVQ (numéro de dix chiffres suivis de « TQ » et de quatre chiffres) ; ils renvoient l'état du numéro et le nom de l'entreprise.
• Société de régime fédéral : si le régime constitutif est une loi fédérale, la recherche d'une société de régime fédéral de Corporations Canada permet de confirmer son existence par dénomination, numéro de société ou numéro d'entreprise.
• Faillite et insolvabilité : le bloc Faillite du registre québécois repose sur ce qui a été déclaré. Le Bureau du surintendant des faillites tient le registre fédéral des dossiers de faillite et d'insolvabilité ; des frais de 8 $ sont exigés pour accéder à ses documents (en vigueur en octobre 2026).
• Données ouvertes : pour vérifier des dizaines de fournisseurs, le jeu de données « Registre des entreprises » de Données Québec (six fichiers CSV reliés par le NEQ) est mis à jour toutes les deux semaines, sous licence CC BY-NC-SA 4.0 (pas d'usage commercial), sans les noms et adresses des personnes physiques.

Checklist de vérification en cinq minutes

Avant un acompte, un bail ou un compte client à crédit :

1. Obtenir le NEQ et la dénomination exacte du cocontractant, puis lire le préfixe (11, 22, 33 ou 88).
2. Vérifier le statut « immatriculée » ; en cas de radiation, en lire la date et les circonstances.
3. Vérifier la dernière mise à jour annuelle et les blocs Faillite et Recours.
4. Confirmer que le signataire figure parmi les administrateurs, dirigeants ou associés, ou détient une procuration.
5. Comparer domicile, domicile élu et établissements avec les adresses du contrat.
6. Valider les numéros de TPS et de TVQ de la facture.
7. Conserver une copie datée de la fiche et des validations.

Exemple illustratif. Une PME montréalaise reçoit de « Rénovations Boréal » une soumission avec acompte. Le NEQ commence par 11 : société par actions. La fiche montre une société numérotée, avec « Rénovations Boréal » dans l'index des noms : cohérent. Le statut est « immatriculée », mais la dernière mise à jour annuelle date de deux ans, et le signataire n'est pas administrateur. La PME demande une preuve écrite du pouvoir de signer, valide les numéros de taxes et réduit l'acompte en attendant la régularisation.

Et votre propre fiche ?

Vos clients, banques et locateurs feront la même vérification sur vous : une mise à jour annuelle produite à temps et des adresses cohérentes avec vos factures inspirent confiance. Pour les échéances, voir notre article sur la déclaration de mise à jour annuelle au REQ.

Si vous cherchez une adresse civique stable pour votre entreprise, 2727 Coworking offre une adresse d'affaires au 109-2727, rue Saint-Patrick, à Griffintown, au bord du canal de Lachine.

Sources

• Rechercher une entreprise au registre des entreprises — Québec.ca
• Description des éléments d'information relatifs à un dossier figurant au registre — Québec.ca
• Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) — Québec.ca
• Loi sur la publicité légale des entreprises (RLRQ, c. P-44.1) — LégisQuébec
• Registre des entreprises (jeu de données) — Données Québec
• Confirmation d'un numéro de compte de TPS/TVH — Agence du revenu du Canada
• Interface de programmation d'applications (API) servant à vérifier la validité d'un numéro d'inscription au fichier de la TVQ — Revenu Québec
• Recherche d'une société de régime fédéral — Corporations Canada
• Liste des sujets les plus fréquemment demandés — Bureau du surintendant des faillites