Le relevé d’emploi au Québec : guide pour les employeurs

Qu’est-ce qu’un relevé d’emploi et pourquoi est-il important?

Le relevé d’emploi (RE) est le formulaire qu’un employeur remplit lorsqu’une personne salariée qui reçoit une rémunération assurable cesse de travailler et subit un arrêt de rémunération. Service Canada le décrit comme « the single most important document in the Employment Insurance (EI) program »; il s’en sert pour déterminer si une personne est admissible à l’assurance-emploi (AE), le montant qu’elle recevra et la durée des prestations ^[1].

Cette obligation figure dans le règlement, et pas seulement dans le guide : « Every employer shall complete a record of employment, on a form supplied by the Commission, in respect of a person employed by the employer in insurable employment who has an interruption of earnings » ^[2].

Au Québec, une particularité prête à confusion pour bien des employeurs qui embauchent pour la première fois : les prestations de maternité, de paternité, parentales et d’adoption sont versées par le régime québécois (RQAP), et non par l’assurance-emploi. Le RE demeure obligatoire, et le Québec s’en sert aussi. Ce guide présente les décisions à prendre dans l’ordre où elles se présentent, puis clarifie les différences entre l’AE et le RQAP.

Cet article fournit des renseignements généraux aux petits employeurs. Les taux sont ceux d’octobre 2026.

Étape 1 : Y a-t-il eu un arrêt de rémunération?

Service Canada définit le principal élément déclencheur comme la règle des 7 jours : un arrêt de rémunération survient « when an employee has had or is anticipated to have 7 consecutive calendar days with no work and no insurable earnings from the employer. » Cette règle s’applique lorsqu’une personne salariée démissionne, est mise à pied ou est congédiée ^[1].

Un deuxième élément déclencheur s’applique aux congés. Lorsque le salaire d’une personne salariée passe sous 60 % de sa rémunération hebdomadaire habituelle en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une mise en quarantaine, d’une grossesse ou d’une maternité, de soins à donner à un nouveau-né ou à un enfant nouvellement placé, ou de soins à donner à un membre de la famille gravement malade ou blessé, il y a également un arrêt de rémunération. Le premier jour de l’arrêt est alors le dimanche de la semaine où la rémunération passe sous 60 % (même guide). Voici l’exemple du guide : une personne salariée qui gagne habituellement 1 000 $ par semaine ne reçoit plus que 400 $ (40 %) pendant une maladie, ce qui déclenche l’obligation de produire un RE.

Quand ne pas en produire :

• Fermetures annuelles pour les vacances. Si l’entreprise ferme pour une période habituelle de vacances annuelles et que les personnes salariées conservent leur emploi et reçoivent une indemnité de vacances, il n’y a ni arrêt de rémunération ni RE à produire (même guide).
• Emploi non assurable. Vous produisez des RE uniquement pour les emplois assurables. Le guide précise qu’un emploi n’est pas assurable lorsque la personne salariée a un lien de dépendance avec l’employeur ou lorsqu’une personne employée par une société contrôle plus de 40 % de ses actions avec droit de vote. Une personne fondatrice qui détient la majorité de son entreprise ne reçoit généralement pas de RE de celle-ci.

Étape 2 : Dans quel délai faut-il transmettre le RE?

Les délais varient selon le mode de production ^[1][2] :

Voici l’exemple détaillé du guide : une personne salariée payée chaque mois cesse de travailler le 1er mars. Cinq jours après la fin de la période de paie de mars nous amènent au 5 avril, mais 15 jours après l’arrêt nous amènent au 16 mars. Le RE doit être transmis au plus tard le 16 mars, soit la première des deux dates.

La transmission électronique est le choix pratique. RE Web est l’application en ligne sécurisée de Service Canada qui permet de créer et de transmettre des RE ^[3]. La plupart des services de paie transmettent les RE par voie électronique pour vous. Si vous utilisez ce mode de transmission, vous n’avez pas à remettre de copie papier à la personne salariée; les personnes inscrites à Mon dossier Service Canada peuvent consulter et imprimer leur RE électronique ^[1]. Dites aux membres du personnel qui quittent leur emploi de ne pas envoyer leur propre copie à Service Canada.

Étape 3 : Choisir le code du motif (case 16)

La case 16 indique pourquoi le RE est produit. Voici les codes qu’un petit employeur utilise le plus souvent ^[1] :

Deux règles à connaître :

• Utilisez le code qui s’applique en premier. Si une employée enceinte prend un congé de maladie, puis un congé de maternité, utilisez le code D; il n’est pas nécessaire de modifier le RE au début du congé de maternité.
• Les cessations d’emploi pendant la période de probation portent le code M, avec l’option « Terminated within probationary period » sélectionnée dans RE Web.

Le code est un énoncé de fait, pas un jugement. Service Canada prend la décision concernant l’assurance-emploi et pourrait vous appeler pour poser des questions. Soyez exact : la page d’EDSC prévient que faire sciemment des déclarations fausses ou trompeuses sur un RE peut entraîner des pénalités ^[3].

Étape 4 : Heures et rémunération assurables (cases 15A à 15C)

Service Canada détermine où la rémunération doit être inscrite sur le RE; l’ARC détermine quelles rémunérations et quelles heures sont assurables ^[1].

• La case 15A indique le total des heures assurables pour la période pertinente.
• La case 15B indique le total de la rémunération assurable.
• La case 15C détaille la rémunération assurable pour chaque période de paie, en commençant par la dernière période dans le champ 1, puis en remontant dans le temps. Inscrivez 0,00 pour les périodes de paie sans rémunération assurable.

Le RE électronique comporte 53 champs. Le nombre de périodes de paie consécutives les plus récentes à déclarer dépend de votre fréquence de paie :

Source : Guide du RE. Service Canada précise que fournir les données des 53 champs réduit généralement le nombre d’appels de suivi à l’employeur.

Étape 5 : Sommes versées à la cessation d’emploi (case 17)

La case 17 indique les sommes autres que le salaire habituel que vous avez versées ou verserez en raison de la cessation d’emploi, qu’elles soient assurables ou non. Les montants assurables doivent également être inscrits aux cases 15B et 15C, selon les exigences ^[1].

L’élément le plus courant est l’indemnité de vacances (case 17A) :

• L’indemnité de vacances versée avec chaque paie (un pourcentage de chaque paie) ne doit pas être déclarée à la case 17A.
• L’indemnité de vacances due parce que la personne salariée ne travaille plus (mise à pied ou cessation d’emploi) doit être déclarée à la case 17A.

L’indemnité pour jours fériés et les autres sommes versées à la cessation d’emploi ont leurs propres sous-cases. Pour estimer ce que vous devez au départ d’une personne avant de remplir le formulaire, utilisez notre feuille de calcul de l’indemnité de cessation d’emploi et le calculateur d’indemnités de vacances et de jours fériés.

Exemple détaillé : une mise à pied avec une paie versée deux fois par mois

Exemple à titre indicatif. Mélanie travaille à temps plein depuis deux ans pour un petit studio de design de Griffintown et est payée deux fois par mois (le 15 et le dernier jour du mois). Comme un client important quitte le studio, celui-ci la met à pied. Son dernier jour de travail est le vendredi 13 novembre 2026, et aucun autre travail n’est prévu.

1. Arrêt de rémunération? Oui. Elle aura au moins 7 jours consécutifs sans travail ni rémunération assurable.
2. Période de paie qui comprend l’arrêt : du 1er au 15 novembre.
3. Date limite (transmission électronique) : 5 jours civils après la fin de cette période de paie, soit le 20 novembre 2026.
4. Code : A, manque de travail.
5. Case 15C : sa rémunération assurable pour les 25 dernières périodes de paie bimensuelles, en commençant par celle du 1er au 15 novembre dans le champ 1.
6. Case 17A : l’indemnité de vacances qui lui est due à la cessation d’emploi, puisque le studio ne la versait pas avec chaque chèque.
7. Communication avec l’employée : dire à Mélanie que le RE a été transmis par voie électronique et qu’elle peut le consulter dans Mon dossier Service Canada.
8. Préavis au Québec : avec deux ans de service, Mélanie a droit à un préavis écrit de deux semaines (LNT, art. 82). Comme la mise à pied n’a pas de date de fin, si le studio ne donne aucun préavis et ne la rappelle pas dans les six mois, il lui doit alors une indemnité compensatrice équivalant à deux semaines de salaire habituel (art. 83). Si elle demande un certificat de travail, le studio lui en remet également un (art. 84).

Si le studio versait plutôt la paie chaque mois, la date limite serait la première des deux échéances suivantes : le 5 décembre (5 jours après la période de paie de novembre) ou le 15e jour suivant le début de l’arrêt.

La particularité québécoise : l’AE et le RQAP

Depuis le 1er janvier 2006, le Québec administre son propre régime d’assurance parentale. Cela change les cotisations et l’organisme qui verse les différentes prestations, mais pas le RE ^[4] :

• Les employeurs « must still meet their obligation to complete and issue a ROE when employees stop working to go on leave related to the birth or adoption of a child. » Le Québec utilise le RE pour administrer le RQAP.
• Pour les personnes qui habitent au Québec, Service Canada communique les renseignements du RE au gouvernement du Québec, qui administre les prestations de maternité, de paternité, parentales et d’adoption par l’intermédiaire du RQAP ^[1].
• Les employeurs dont les personnes salariées travaillent au Québec retiennent des cotisations d’AE à un taux réduit, puisque l’AE ne verse plus ces prestations familiales au Québec. La cotisation d’AE de l’employeur demeure à 1,4 fois celle de la personne salariée.

Sources : ARC, Taux de cotisation à l’AE et maximums; ARC, T4032-QC, renseignements généraux. Québec.ca confirme que le maximum de la rémunération assurable au RQAP est de 98 000 $ en 2025 et de 103 000 $ en 2026 ^[5]. Le tableau de l’ARC présente déjà les chiffres de l’AE pour 2027 : un maximum de la rémunération assurable de 70 800 $ et un taux de cotisation de 1,29 % pour les personnes salariées au Québec.

Les cotisations au RQAP sont retenues à la source et remises avec vos retenues à la source du Québec. Notre guide du bulletin de paie montre où figure chaque retenue.

Quel code utiliser pour un congé parental au Québec? Les mêmes codes s’appliquent partout : F pour le congé de maternité du parent qui a donné naissance, P pour le congé parental ou d’adoption. La page d’EDSC indique clairement que le RQAP n’a apporté aucun changement au RE lui-même.

Les obligations québécoises qui s’ajoutent au RE

Le RE est un formulaire fédéral. La Loi sur les normes du travail du Québec impose ses propres obligations à la fin d’un emploi, et ces obligations ne se remplacent pas les unes les autres :

• Préavis écrit (art. 82). Avant de mettre fin à l’emploi d’une personne salariée ou de la mettre à pied pour six mois ou plus, l’employeur doit lui donner un préavis écrit d’une semaine (moins d’un an de service continu), de deux semaines (d’un à cinq ans), de quatre semaines (de cinq à dix ans) ou de huit semaines (dix ans ou plus) ^[6]. Aucun préavis n’est dû à une personne salariée qui compte moins de trois mois de service, à la fin d’un contrat à durée déterminée, en cas de faute grave ou de force majeure ^[6].
• Indemnité compensatrice (art. 83). Si le préavis est absent ou insuffisant, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice égale au salaire habituel, sans les heures supplémentaires, pour la période de préavis due. Cette indemnité est exigible à la fin de l’emploi ou, pour une mise à pied d’une durée indéterminée, à la fin des six mois ^[6]. Déclarez-la à la case 17 du RE.
• Certificat de travail (art. 84). À la fin du contrat, la personne salariée peut exiger un certificat de travail qui indique uniquement la nature et la durée de l’emploi, les dates de début et de fin ainsi que le nom et l’adresse de l’employeur, sans commentaire sur le rendement ou la conduite ^[6]. Le RE ne répond pas à cette demande.
• Licenciement collectif (art. 84.0.1 et 84.0.4). Mettre fin à l’emploi de 10 personnes salariées ou plus d’un même établissement au cours de deux mois consécutifs exige aussi un avis au ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale : 8 semaines pour 10 à 99 personnes salariées, 12 semaines pour 100 à 299, 16 semaines pour 300 ou plus ^[6].

Dossiers, corrections et erreurs courantes

Conservez les dossiers pendant six ans. Que vous produisiez les RE sur papier ou par voie électronique, conservez les registres de paie connexes pendant 6 ans après l’année à laquelle ils se rapportent. Pour les RE électroniques, vous n’avez pas à conserver de copies papier, mais vous devez conserver les données ^[1].

Erreurs courantes :

1. Attendre que le dernier chèque de paie soit encaissé avant de transmettre le RE. Le délai se calcule à partir de la période de paie, et non du moment où vous terminez les paiements.
2. Utiliser le code K (« Other ») lorsqu’un code précis s’applique. Service Canada le réserve aux cas exceptionnels et appellera pour demander des précisions.
3. Déclarer à la case 17A l’indemnité de vacances versée avec chaque chèque. Elle doit figurer uniquement aux cases 15B/15C.
4. Omettre le RE pour un congé parental au Québec sous prétexte que « l’assurance-emploi ne paie pas ces prestations ici ». Le RQAP en a quand même besoin.
5. Produire un RE pour une personne actionnaire majoritaire dont l’emploi n’est pas assurable, ou omettre de vérifier l’assurabilité de l’emploi lorsqu’un membre de votre famille travaille pour vous.
6. Choisir le papier par défaut. Le RE papier est soumis au délai le plus court (5 jours à compter de l’arrêt) et entraîne davantage d’erreurs de saisie manuelle.

Avant d’embaucher, mettez en place un système de paie qui permet de produire les RE dans le cours normal des opérations, sans en faire un projet en soi : notre guide pour l’embauche d’une première personne salariée explique l’inscription auprès de l’ARC et de Revenu Québec.

Sources

1. Employeurs : Comment remplir le formulaire de relevé d’emploi (RE) (Service Canada)
2. Relevé d’emploi, RE Web (EDSC)
3. Régime québécois d’assurance parentale : renseignements à l’intention des employeurs (EDSC)
4. Règlement sur l’assurance-emploi, art. 19 (Site Web de la législation (Justice))
5. Taux de cotisation à l’AE et maximums (ARC)
6. T4032-QC, Tables de retenues sur la paie, renseignements généraux (ARC)
7. Montant des prestations du RQAP (Québec.ca)
8. Loi sur les normes du travail, RLRQ, ch. N-1.1, art. 82-84.0.4 (LégisQuébec)

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