Responsabilité des administrateurs au Québec : paie, TPS/TVQ et salaires

Pourquoi les administrateurs reçoivent l’avis, et pas seulement la société

La constitution en société protège vos biens personnels contre les dettes de l’entreprise, sauf pour une courte liste de dettes qui ont un point commun : les sommes en cause n’ont jamais vraiment appartenu à la société. Lorsqu’une société retient de l’impôt sur une paie ou facture la TPS et la TVQ, elle détient cet argent pour le gouvernement. La loi fédérale considère les retenues à la source comme des « amounts held in trust for the Receiver General » ^[1], et la loi québécoise prévoit que toute personne qui déduit, retient ou perçoit un montant en vertu d’une loi fiscale « is deemed to hold it in trust for the State, separately from the person's patrimony » ^[2]. Utiliser cet argent pour payer le loyer ou les fournisseurs lorsque les liquidités manquent, c’est précisément ce que visent les règles sur la responsabilité des administrateurs.

Les salaires constituent la troisième catégorie : les lois sur les sociétés accordent aux employés un recours direct contre les administrateurs pour certains salaires impayés, dans des limites précises.

Règle fédérale : article 227.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu

Le paragraphe 227.1(1) prévoit que lorsqu’une société omet de déduire ou de retenir une somme qu’elle est tenue de déduire ou de retenir, ou omet de la remettre, « the directors of the corporation at the time the corporation was required to deduct, withhold, remit or pay the amount are jointly and severally, or solidarily, liable, together with the corporation, to pay that amount and any interest or penalties relating to it » ^[3].

Trois expressions de cette phrase sont importantes.

• « At the time » : la responsabilité incombe à la personne qui était administratrice au moment où le versement était exigible. Un administrateur nommé en mars n’est pas responsable, selon cette règle, d’un manque à verser datant de janvier, mais un administrateur qui a démissionné en juin demeure exposé pour les mois où il était en fonction.
• « Jointly and severally » : l’ARC peut recouvrer la totalité de la somme auprès d’un seul administrateur. Le paragraphe 227.1(7) donne à l’administrateur qui paie le droit de réclamer une contribution aux autres administrateurs responsables ^[3], mais c’est à vous de poursuivre votre cofondateur, pas à l’ARC.
• « Interest or penalties » : la facture ne se limite pas aux retenues initiales.

Votre titre ne vous protège pas. La circulaire d’information de l’ARC sur la responsabilité des administrateurs précise que les lois ne font aucune distinction entre les administrateurs actifs, passifs, désignés ou externes, et que les dirigeants ou d’autres personnes qui exercent les fonctions d’un administrateur sans avoir été officiellement nommés (administrateurs de fait) peuvent aussi être tenus responsables (ARC, IC89-2R3, par. 9-10).

TPS/TVH : article 323 de la Loi sur la taxe d’accise

La règle sur la TPS reprend celle sur l’impôt sur le revenu. Lorsqu’une société omet de verser la taxe nette, ou conserve un remboursement de taxe nette auquel elle n’avait pas droit, les administrateurs en fonction à ce moment sont solidairement responsables avec la société du montant, des intérêts et des pénalités ^[4].

Deux modalités diffèrent légèrement dans leur formulation :

• Le ministre peut établir une cotisation directement à l’égard d’un administrateur en vertu du paragraphe 323(4), et les règles habituelles d’opposition et d’appel visant les cotisations de TPS s’appliquent alors.
• Selon le paragraphe 323(5), cette cotisation « shall not be made more than two years after the person last ceased to be a director » ^[4].

Québec : article 24.0.1 de la Loi sur l’administration fiscale

La règle québécoise, énoncée dans la Loi sur l’administration fiscale (chapitre A-6.002), a une portée plus large que la règle fédérale, car elle vise plusieurs régimes québécois liés à la paie à la fois.

Selon l’article 24.0.1, lorsqu’une société omet de remettre un montant qu’elle a déduit, retenu ou perçu, omet de déduire, de retenir ou de percevoir un montant exigé par une loi fiscale, ou omet de payer sa cotisation d’employeur en vertu de l’une des lois suivantes, « its directors in office on the date of the omission shall become solidary debtors with the corporation » pour ce montant, plus les intérêts et les pénalités ^[2] :

• la Loi sur le régime de rentes du Québec (RRQ);
• la Loi sur l’assurance parentale (RQAP);
• la Loi sur les normes du travail (la cotisation relative aux normes du travail de la CNESST);
• la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (la règle du 1 % en formation, pour les masses salariales plus élevées);
• la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (la cotisation au Fonds des services de santé).

L’expression « Fiscal law » comprend la Loi sur les impôts du Québec et la Loi sur la taxe de vente du Québec; l’impôt québécois retenu sur le salaire des employés et la TVQ perçue auprès des clients sont donc tous deux visés. Le deuxième alinéa de l’article ajoute un cas précis : si la société a obtenu un remboursement de TVQ auquel elle n’avait pas droit et ne l’a pas remboursé, les administrateurs en fonction à la date où elle a obtenu le remboursement en deviennent solidairement débiteurs ^[2].

Les indications de Revenu Québec sur les responsabilités des administrateurs reprennent ces règles et ajoutent une mise en garde pratique : « make sure that all required procedures have been followed » lorsque vous devenez administrateur ou cessez de l’être, « and that this is substantiated in official documents » ^[5]. Pour une entreprise montréalaise qui compte quelques employés, un seul trimestre de versements omis peut entraîner une responsabilité tant au fédéral (impôt fédéral sur le revenu et AE) qu’au Québec. Pour connaître les comptes de paie concernés, consultez notre guide sur l’ inscription à Revenu Québec pour la TPS, la TVQ et les retenues à la source.

Quand le gouvernement peut réellement recouvrer une somme auprès d’un administrateur

Ni l’ARC ni Revenu Québec ne peuvent se tourner directement vers un administrateur simplement parce qu’un versement est en retard. Ils doivent d’abord démontrer qu’ils ne peuvent pas recouvrer la somme auprès de la société. Les trois voies fédérales sont les mêmes sous le régime de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d’accise ^[3][4] :

1. Exécution infructueuse : un certificat visant la dette de la société a été enregistré à la Cour fédérale, et l’exécution n’a pas permis de recouvrer tout ou partie de la somme.
2. Liquidation ou dissolution : la société a engagé des procédures de liquidation ou de dissolution, ou a été dissoute, et la créance a été établie dans les six mois suivant la première de ces dates : le début des procédures ou la dissolution.
3. Faillite : la société a fait cession de ses biens ou a fait l’objet d’une ordonnance de faillite, et la créance a été établie dans les six mois suivant cette date.

La liste québécoise à l’article 24.0.1 est semblable : une saisie de biens meubles qui n’a pas permis de recouvrer la somme après jugement, une ordonnance de mise en liquidation ou une faillite avec production d’une réclamation, ou des procédures de liquidation ou de dissolution (ou la dissolution elle-même) ^[2].

Les administrateurs n’en entendent souvent parler qu’après l’effondrement de l’entreprise ou sa dissolution, notamment lorsqu’un fondateur cesse de produire les déclarations et laisse le Registraire radier la société. Si vous prévoyez cesser vos activités, lisez notre article sur la fermeture d’une entreprise au Québec et réglez d’abord les sommes détenues en fiducie.

Lorsqu’il y a eu exécution, le montant recouvrable auprès d’un administrateur se limite à ce qui demeure impayé après l’exécution ^[3].

Une deuxième source de responsabilité au Québec survient lors de la vente de l’entreprise. Revenu Québec indique qu’un administrateur qui distribue les biens de la société après qu’elle a vendu la totalité ou la quasi-totalité de ses actifs hors du cours normal de ses activités, ou qui en verse le produit aux créanciers, sans l’en aviser, peut être personnellement responsable des impôts, des taxes, des intérêts et des pénalités de la société (y compris les sommes qui deviendront exigibles dans les 12 mois suivants), jusqu’à concurrence de la valeur des biens distribués. L’avis se fait au moyen du formulaire MR-14.B-V, Avis de distribution de biens, auquel s’ajoute le formulaire FP-352-V pour obtenir un certificat de décharge en matière de TPS/TVH; Revenu Québec délivre ensuite les certificats autorisant la distribution ^[5].

La défense de diligence raisonnable

Chacun des régimes fiscaux prévoit un moyen de défense, et c’est celui qui compte le plus en pratique.

• Au fédéral (impôt sur le revenu et TPS/TVH) : un administrateur n’est pas responsable s’il a « exercised the degree of care, diligence and skill to prevent the failure that a reasonably prudent person would have exercised in comparable circumstances » ^[3][4].
• Au Québec : l’article 24.0.1 « does not apply to a director who acted with reasonable care, dispatch and skill under the circumstances or who, under the same circumstances, could not have been aware of the omission » ^[2].

Les mots clés sont « to prevent ». La circulaire de l’ARC précise que les administrateurs doivent démontrer qu’ils ont pris des mesures raisonnables pour prévenir l’omission, et que « the steps must be taken before the failure has occurred » (IC89-2R3, par. 14). Payer les arriérés après la réception d’un avis ne prouve pas qu’on a fait preuve de diligence pendant la période où l’omission s’est produite.

La même circulaire indique que l’ARC applique la norme objective de la « reasonably prudent person », que les administrateurs ne peuvent pas invoquer leur ignorance de leurs obligations et qu’un administrateur qui délègue les versements à un dirigeant ou à un teneur de livres demeure responsable de s’assurer qu’ils sont effectués (par. 15-18). Elle énumère les types de mesures attendues (par. 12) :

• un compte distinct pour les retenues sur la paie des employés, les versements de retenues à la source et la TPS/TVH;
• des rapports réguliers des responsables des finances sur l’état de ce compte;
• une confirmation régulière que les retenues et les versements ont réellement été effectués pour chaque période.

Éléments de preuve utiles : les procès-verbaux du conseil faisant état d’un examen des versements, les relevés d’un compte en fiducie réservé à cette fin, les courriels demandant des preuves de paiement, les objections consignées lorsque d’autres administrateurs ont choisi de payer les fournisseurs en premier. Éléments qui ne sont pas utiles : « Je n’étais qu’un investisseur passif », « le comptable s’en occupait », ou un plan pour rattraper le retard plus tard.

L’ARC envoie aussi une lettre préalable à la cotisation aux administrateurs à l’égard desquels elle envisage d’établir une cotisation et indique qu’elle tiendra compte de leur réponse avant de décider (IC89-2R3, par. 19-21). Si vous ne répondez pas dans le délai indiqué, elle peut établir une cotisation sans autre avis. C’est à la réception de cette lettre qu’il faut transmettre vos éléments de preuve.

Salaires impayés : article 154 de la LSA du Québec et article 119 de la LCSA

La responsabilité à l’égard des salaires découle d’une réclamation des employés, et non des autorités fiscales, et ses limites dépendent du régime sous lequel la société a été constituée.

Sociétés de régime québécois. Selon la Loi sur les sociétés par actions, les administrateurs sont « solidarily liable to the employees of a corporation for all debts not exceeding six months' wages payable to each such employee for services performed for the corporation while they are directors. » Un administrateur n’est responsable que si la société est poursuivie pour la dette dans l’année suivant son exigibilité et que l’avis d’exécution est rapporté insatisfait, ou si, pendant cette période, la société est mise en liquidation ou devient faillie et qu’une réclamation est produite ^[6].

Sociétés de régime fédéral (LCSA). Les administrateurs sont solidairement responsables des dettes jusqu’à concurrence de six mois de salaire par employé. La société doit avoir été poursuivie dans les six mois suivant l’exigibilité de la dette et l’exécution doit avoir été infructueuse, ou la créance doit avoir été établie dans les six mois dans le cadre d’une liquidation, d’une dissolution ou d’une faillite. L’administrateur doit aussi être poursuivi pendant qu’il est encore en fonction ou dans les deux ans suivant la cessation de ses fonctions ^[7].

Exemple (à titre indicatif) : trois employés gagnant chacun 4 500 $ par mois représentent une responsabilité pouvant atteindre 81 000 $ (3 × 4 500 $ × 6) si six mois de salaire n’ont pas été payés.

Le délai de deux ans après votre démission

Les trois règles fiscales prévoient le même délai : aucune action ni cotisation plus de deux ans après la dernière cessation des fonctions de l’administrateur ^[3][4][2].

Ce délai ne commence à courir que si la démission est réelle et peut être prouvée. Pour une société de régime québécois :

• Une démission « becomes effective at the time the director's written resignation is received by the corporation, or at the time specified in the resignation, whichever is later » ^[6].
• Un administrateur dont le mandat est expiré « unless he or she resigns, remains in office until re-elected or replaced » (art. 143). Laisser son mandat expirer n’équivaut pas à quitter ses fonctions.

Les administrateurs cessent aussi d’exercer leurs fonctions par l’effet de la loi (par exemple, en cas de faillite personnelle), mais demeurent administrateurs, avec des pouvoirs réduits, après la nomination d’un syndic ou d’un séquestre (IC89-2R3, par. 8).

Comment démissionner correctement :

1. Signez une démission écrite et datée, puis remettez-la de façon à pouvoir en prouver la réception (courrier recommandé ou accusé de réception signé).
2. Assurez-vous que la société produit une déclaration de mise à jour auprès du Registraire des entreprises pour que le registre public indique que vous n’êtes plus administrateur.
3. Conservez la démission, la preuve de réception et l’extrait du registre mis à jour.
4. Renoncez à vos pouvoirs de signature des chèques et à vos autorisations bancaires; signer des chèques peut donner l’impression que vous êtes un administrateur de fait.

Démissionner n’efface pas votre responsabilité pour les périodes antérieures.

Les pénalités qui s’ajoutent à la responsabilité des administrateurs

La responsabilité des administrateurs comprend les pénalités de la société :

Sources : ARC, T4001 et Loi sur l’administration fiscale, art. 59.2 et 62, en date d’octobre 2026.

Mesures de contrôle pratiques pour un petit conseil d’administration

1. Payez d’abord les sommes détenues en fiducie. Quand les liquidités manquent, les versements liés à la paie et la TPS/TVQ passent avant les fournisseurs, le loyer ou vos propres dividendes.
2. Utilisez un compte distinct. Transférez les retenues et les taxes de vente perçues dans un compte réservé à cette fin le jour de la paie et à chaque lot de factures. C’est la première méthode énumérée par l’ARC (IC89-2R3, par. 12).
3. Connaissez vos dates d’échéance. Les retenues d’un auteur de versements réguliers doivent être versées au plus tard le 15 du mois suivant ^[1]. Inscrivez chaque date dans un calendrier partagé.
4. Faites un examen mensuel par écrit. Une résolution ou un courriel d’une seule ligne (« versements de septembre confirmés comme payés, numéros de confirmation ci-joints ») constitue la preuve sur laquelle repose une défense de diligence raisonnable.
5. Agissez dès le premier paiement manqué. Si un versement est omis, consignez les mesures prises par le conseil cette semaine-là : demande d’entente de paiement, gel des sorties de fonds, objection écrite.
6. Tenez le livre des procès-verbaux à jour. Les nominations, les démissions et les mises à jour du registre devraient concorder.

Si vous êtes sur le point d’embaucher, notre guide pour l’embauche d’un premier employé explique les inscriptions à effectuer.

Assurances et indemnisation : ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas

Une société de régime québécois doit indemniser un administrateur ou un ancien administrateur des frais raisonnablement engagés dans des procédures liées à ses fonctions, sous réserve des conditions de l’article 159, et elle ne peut pas indemniser une personne qu’un tribunal juge coupable d’une faute intentionnelle ou lourde (art. 160). Elle peut souscrire une assurance responsabilité pour ses administrateurs et ses dirigeants (art. 162) ^[6].

Une société de régime fédéral (LCSA) peut indemniser un administrateur actuel ou ancien, y compris des sommes versées pour exécuter un jugement, uniquement si l’administrateur a « acted honestly and in good faith with a view to the best interests of the corporation » et, dans le cas d’une pénalité pécuniaire, avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale. Un administrateur à qui aucune faute n’a été attribuée par jugement a droit au remboursement de ses frais de défense, et la société peut souscrire une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants ^[8].

Deux limites à garder à l’esprit :

• Une indemnisation ne vaut que ce que peut payer la société qui l’accorde. La responsabilité des administrateurs pour les impôts et les taxes non remis survient habituellement lorsque la société est insolvable; l’indemnisation peut donc ne rien valoir au moment où vous en avez besoin.
• Les polices d’assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants varient. Demandez au courtier, par écrit, si la police couvre la responsabilité légale pour les retenues à la source et les taxes de vente non remises, et si elle prend fin ou change lorsque la société fait faillite.

Une convention entre actionnaires peut ajouter des règles de contribution entre les administrateurs qui sont aussi actionnaires et déterminer qui contrôle les versements, mais elle ne lie ni l’ARC ni Revenu Québec.

Liste de vérification avant d’accepter un poste d’administrateur

1. Toutes les retenues à la source sur la paie et les cotisations de l’employeur ont-elles été versées à ce jour? Demandez les dernières confirmations de versement.
2. Les déclarations de TPS et de TVQ ont-elles été produites et les sommes dues ont-elles été payées pour chaque période?
3. La société a-t-elle reçu des lettres de recouvrement, des ententes de paiement ou des lettres préalables à la cotisation de l’ARC ou de Revenu Québec?
4. Y a-t-il un compte distinct pour les sommes détenues en fiducie ou les sommes destinées au fisc, et qui le contrôle?
5. Qui prépare la paie et les versements, et comment recevrez-vous les preuves chaque mois?
6. Tous les employés ont-ils reçu leur rémunération à ce jour, y compris l’indemnité de vacances?
7. La société est-elle de régime québécois ou fédéral? (La règle sur les salaires en dépend.)
8. Aurez-vous un pouvoir de signature? Serez-vous avisé avant qu’un versement soit omis?
9. Y a-t-il une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants, et couvre-t-elle la responsabilité fiscale prévue par la loi?
10. Y a-t-il un engagement d’indemnisation écrit ou une convention entre actionnaires, et couvre-t-il les anciens administrateurs?

Si les réponses sont vagues, refusez, ou n’acceptez qu’une fois les arriérés réglés et les preuves obtenues.

Sources

1. Loi de l’impôt sur le revenu, art. 227.1 (Site Web de la législation)
2. Loi sur la taxe d’accise, art. 323 (Site Web de la législation)
3. Loi sur l’administration fiscale, chapitre A-6.002, art. 20, 24, 24.0.1, 24.0.2, 59.2, 62 (LégisQuébec)
4. Loi sur les sociétés par actions (Québec), chapitre S-31.1, art. 142, 143, 154, 159, 160, 162 (LégisQuébec)
5. Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 119 (Site Web de la législation)
6. T4001 Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements (ARC)
7. IC89-2R3 Responsabilité des administrateurs (ARC)
8. Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 124 (Site Web de la législation)
9. Responsabilités des administrateurs d’une société (Revenu Québec)

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