Teneur de livres, CPA ou logiciel? Guide pour les petites entreprises du Québec

Trois fonctions différentes qu’on appelle souvent « comptabilité »

Quand une personne qui fonde une entreprise à Montréal dit « J’ai besoin d’un comptable », elle parle généralement de l’une de ces trois fonctions :

1. La tenue de livres : consigner chaque vente, dépense et paiement, rapprocher les comptes bancaires, préparer les données de TPS/TVQ et les écritures de paie. Ce travail se fait chaque semaine ou chaque mois.
2. Les travaux de fin d’exercice et la fiscalité : transformer les livres comptables en états financiers annuels et produire les déclarations de revenus.
3. La comptabilité publique : apposer le nom et le rapport d’un CPA sur des états financiers sur lesquels une banque, un investisseur, un fonds ou un gouvernement s’appuiera.

Les deux premières fonctions peuvent être remplies par bien des personnes, y compris vous, à l’aide d’un logiciel. La troisième est réservée par la loi. Savoir où se situe la limite vous permet de payer des honoraires professionnels seulement lorsqu’ils vous apportent quelque chose.

Cet article fournit de l’information générale, et non des conseils professionnels.

Ce que la loi québécoise réserve aux CPA

La Loi sur les comptables professionnels agréés du Québec définit la profession de façon large, puis réserve une activité : la comptabilité publique ^[1]. Celle-ci consiste à :

1. exprimer une opinion visant à donner un niveau d’assurance sur un état financier, ce qui couvre les missions d’audit et les missions d’examen;
2. délivrer toute attestation, déclaration ou opinion sur des informations liées à des états financiers, lorsqu’elles ne sont pas destinées exclusivement à des fins d’administration interne;
3. effectuer une mission de compilation qui n’est pas destinée exclusivement à des fins d’administration interne.

L’article 12 prévoit qu’une personne qui n’est pas membre de l’Ordre ne peut exercer cette activité, ni utiliser le titre « auditor » sans détenir un permis de comptabilité publique, sous réserve des droits accordés par la loi à d’autres professionnels (même loi). L’article 5 apporte une nuance : les CPA doivent détenir un permis de comptabilité publique pour les audits et les examens, mais pas pour les missions de compilation.

Titres réservés. L’article 13 interdit à quiconque d’utiliser les titres « chartered accountant », « certified general accountant », « certified management accountant », « professional accountant » ou « public accountant », ou des initiales qui les évoquent. Les infractions sont passibles des peines prévues à l’article 188 du Code des professions (art. 14). Les membres eux-mêmes doivent désormais utiliser un seul titre : depuis le 16 mai 2022, ils « must use the single title of CPA, without reference to their original title » (CPA Québec, Titre, notre traduction).

La tenue de livres n’est pas réglementée. Le Guichet-Emplois fédéral indique que, selon ses dossiers, la profession de teneur de livres « is not regulated in Canada » ^[2]. N’importe qui peut offrir des services de tenue de livres. Ce n’est pas un jugement sur la qualité; beaucoup de teneurs de livres ont une formation poussée. Cela signifie que le titre en soi ne garantit rien : il faut donc vérifier l’expérience et les références.

Sources : Loi sur les CPA, art. 4, 5, 12, 13; CPA Québec, Les CPA et les états financiers.

Compilation, examen, audit : les trois niveaux de service

CPA Québec explique que les CPA offrent trois niveaux de service relativement aux états financiers, chacun assorti d’un rapport différent, et que « the nature and extent of the work performed by CPAs has a direct impact on the level of assurance or credibility given to the financial statements and the cost » ^[3] :

Le rapport de mission de compilation a remplacé l’ancien « Notice to Reader » pour les exercices se terminant le 14 décembre 2021 ou après cette date (même page de CPA Québec).

De quel niveau avez-vous besoin? CPA Québec souligne que la plupart des entités doivent présenter des états financiers annuels aux actionnaires, aux membres ou au gouvernement, et que la loi impose un audit à certaines entités. Pour une petite société fermée typique, la réponse dépend généralement de la personne ou de l’organisation qui demande les états financiers :

• Personne à l’extérieur de l’entreprise : des états financiers internes préparés par vous ou par un teneur de livres peuvent suffire à la gestion, même si vos déclarations de revenus nécessitent tout de même des données financières.
• Un fonds local ou une banque : souvent, une compilation. La subvention à l’entrepreneuriat commercial de PME MTL, par exemple, exige « a compilation engagement on the financial statements of the last two completed fiscal years » (PME MTL, Fonds Entrepreneuriat commercial, notre traduction). Seul un CPA peut produire ce rapport.
• Un prêt plus important, un investisseur ou une clause contractuelle : parfois, un examen ou un audit. Demandez par écrit au prêteur ou à l’investisseur quel niveau il exige avant de confier le mandat à qui que ce soit; l’écart de coût est important.

Ce que fait un teneur de livres et combien ça coûte

Un bon teneur de livres s’occupe généralement de ce qui suit :

• consigner les ventes, les dépenses et les paiements dans votre logiciel comptable;
• rapprocher les comptes bancaires et les comptes de cartes de crédit chaque mois;
• suivre les comptes clients et faire les suivis pour les factures en retard, sur demande;
• préparer les feuilles de travail de TPS/TVQ et, souvent, les déclarations;
• traiter la paie ou transmettre les données à un service de paie;
• remettre au CPA des livres comptables en ordre à la fin de l’exercice.

Repère de coût. Les données du Guichet-Emplois sur les salaires courants des teneurs de livres salariés dans la région de Montréal (mises à jour le 19 novembre 2025, période de référence 2023-2024, Enquête sur la population active) indiquent 20,00 $ l’heure au bas de l’échelle, 30,00 $ à la médiane et 47,98 $ au haut de l’échelle; la médiane québécoise est de 28,02 $ ^[4]. Il s’agit de salaires d’employés, et non de tarifs de travailleurs autonomes. Un teneur de livres indépendant ou un cabinet qui facture à l’heure ou au forfait mensuel y ajoutera ses propres frais généraux; utilisez donc les chiffres du Guichet-Emplois comme base minimale de comparaison, et non comme soumission.

Exemple chiffré (à titre indicatif). Une agence de trois personnes qui effectue environ 80 transactions par mois estime avoir besoin de 6 heures de tenue de livres par mois. Au salaire médian montréalais, cela représente environ 180 $ de main-d’œuvre par mois, avant toute marge de cabinet. Si les soumissions reçues correspondent à plusieurs fois ce montant, demandez ce qui est inclus (paie, déclarations de taxes de vente, suivi des comptes clients) et combien d’heures sont prévues.

Ce que fait un CPA pour une petite entreprise

En plus de la comptabilité publique, les CPA s’occupent couramment des travaux de fin d’exercice et de la fiscalité :

• préparation des écritures de régularisation de fin d’exercice et des états financiers;
• déclarations de revenus des sociétés (T2 au fédéral et CO-17 au Québec) et planification pour les propriétaires-dirigeants, notamment le choix entre salaire et dividendes;
• planification des acomptes provisionnels et réponses aux lettres de l’ARC ou de Revenu Québec;
• conseils sur la constitution en société, l’achat d’une entreprise ou la restructuration.

Plusieurs de ces tâches ne sont pas réservées par la loi; une personne qui n’est pas CPA peut préparer une déclaration de revenus. Ce que vous obtenez en faisant appel à un CPA, c’est sa formation, les obligations professionnelles imposées par l’Ordre (la formation continue, l’inspection professionnelle et l’assurance responsabilité figurent dans la section sur la protection du public de CPA Québec) et, au besoin, le droit de signer un rapport de compilation, d’examen ou d’audit.

Préparateurs de déclarations rémunérés : règles de transmission électronique et d’accès

La préparation des déclarations de revenus n’est pas réservée aux CPA, mais les préparateurs rémunérés sont soumis à leurs propres règles de transmission :

• Au fédéral. Une personne qui accepte un paiement pour préparer plus de cinq déclarations de sociétés, plus de cinq déclarations de particuliers ou plus de cinq déclarations de fiducies au cours d’une année civile est un « tax preparer » et doit transmettre ces déclarations par voie électronique; seules cinq déclarations de chaque type peuvent être transmises sur papier ^[5]. La pénalité est de 25 $ par déclaration de particulier et de 100 $ par déclaration de société transmise autrement ^[6].
• Au Québec. Toute société doit transmettre sa CO-17 en ligne, et les préparateurs qui produisent plus de cinq déclarations de sociétés pour une même année d’imposition doivent aussi les transmettre en ligne ^[7].

Un préparateur qui vous remet une déclaration de société sur papier à poster ne respecte pas ces règles.

Donner accès sans communiquer votre mot de passe. Au fédéral, votre représentant utilise le service Représenter un client de l’ARC. Au Québec, vous accordez une autorisation ou une procuration (procuration) au cabinet au moyen du service en ligne dans Mon dossier, ou du formulaire MR-69-V, Autorisation relative à la communication de renseignements ou procuration; les cabinets inscrits à Mon dossier pour les représentants professionnels ont un numéro de représentant professionnel à inscrire à la ligne 16 du formulaire. Le formulaire MR-69-V ne permet pas de révoquer une autorisation : vous devez la révoquer en ligne dans Mon dossier ou à l’aide du formulaire MR-69.R-V ^[8]. Révoquez les deux accès à la fin du mandat.

Les logiciels : ce qu’ils remplacent et ce qu’ils ne remplacent pas

Un logiciel comptable peut remplacer une grande partie de la saisie de données du teneur de livres grâce aux connexions bancaires, à la capture des reçus et au calcul automatique des taxes de vente. Il ne remplace pas le jugement : classement des transactions inhabituelles, application du bon traitement de TPS/TVQ, décisions sur les dépenses à capitaliser ou à passer en charges, ou régularisations de fin d’exercice. Notre guide des logiciels d’entreprise pour les travailleurs autonomes du Québec compare les principaux outils.

Un arbre de décision selon votre stade de développement

Quelle que soit l’organisation retenue, vous demeurez responsable des échéances; notre calendrier des échéances fiscales des travailleurs autonomes les présente.

Comment vérifier un CPA avant de lui confier un mandat

1. Consultez le tableau de l’Ordre. Le tableau public de CPA Québec (tableau de l’Ordre) permet à quiconque de faire une recherche par nom ou par numéro de permis de comptabilité publique. Pour chaque membre, il indique le titre, l’adresse professionnelle si elle a été fournie, le numéro de permis de comptabilité publique, s’il y a lieu, et toute limitation du droit d’exercice ^[9].
2. Vérifiez le permis si vous avez besoin d’un examen ou d’un audit. Sans permis, le CPA ne peut pas signer un tel rapport.
3. Portez attention au titre. Depuis mai 2022, les membres devraient se présenter comme « CPA ». L’utilisation d’anciens titres seuls, ou de « comptable » sans CPA, mérite une question.
4. Demandez une lettre de mission écrite précisant le niveau de service (compilation, examen, audit, fiscalité seulement), les livrables, le mode de calcul des honoraires et ce que vous devez fournir.
5. Renseignez-vous sur les délais de traitement en période de pointe (fins d’exercice des sociétés et saison des déclarations de revenus des particuliers au printemps).

Comment vérifier un teneur de livres

Comme le titre n’est pas réglementé, vérifiez les éléments suivants :

• deux ou trois références d’entreprises de votre taille;
• l’expérience avec votre logiciel comptable et avec la TPS/TVQ au Québec;
• qui signe et transmet vos déclarations, et au moyen de quels accès (Représenter un client au fédéral, une autorisation MR-69-V au Québec, jamais vos identifiants personnels);
• la gestion des données : où vos documents sont conservés et comment les accès prennent fin lorsque le mandat se termine;
• si un CPA révise son travail à la fin de l’exercice.

Questions à poser avant de signer quoi que ce soit

1. Qu’est-ce qui est inclus exactement chaque mois, et qu’est-ce qui est facturé en supplément?
2. Qui prépare et qui transmet les déclarations de TPS/TVQ, et à quelle date?
3. Produirez-vous des états financiers à usage interne ou un rapport de mission de compilation?
4. De quoi avez-vous besoin de ma part à la fin de l’exercice, et pour quand?
5. Qui conserve les pièces justificatives, pendant combien de temps et dans quel format? Notre guide de conservation des documents présente les délais.
6. Comment traiterez-vous les lettres de l’ARC ou de Revenu Québec?

Signaux d’alarme

Que vous fassiez appel à un teneur de livres, à un préparateur de déclarations ou à un cabinet de CPA, passez votre chemin ou posez des questions plus poussées si vous constatez l’un des éléments suivants :

• La promesse d’un « avis au lecteur » ou d’« états financiers audités » par une personne qui n’est pas CPA. Les missions de compilation destinées à des tiers, les examens et les audits sont réservés; une personne qui n’est pas membre ne peut pas signer ces rapports.
• Un « auditeur » qui ne figure pas au tableau de l’Ordre comme titulaire d’un permis de comptabilité publique.
• Aucune lettre de mission. Sans ce document, vous ne pouvez pas savoir si vous avez payé pour une compilation, un examen ou simplement une déclaration de revenus.
• On vous demande vos identifiants plutôt qu’une autorisation. Un professionnel devrait utiliser Représenter un client de l’ARC et une autorisation ou une procuration de Revenu Québec, et non vos identifiants personnels.
• Des livres comptables mis à jour une seule fois par année. Vos déclarations de TPS/TVQ et vos versements de retenues sur la paie sont exigibles en cours d’année, et les erreurs découvertes à la fin de l’exercice coûtent plus cher à corriger.
• Aucun plan pour vos documents si la relation prend fin. Demandez à l’avance comment vous récupérerez vos fichiers et vos accès aux logiciels.

Sources

1. Loi sur les comptables professionnels agréés (Québec), chapitre C-48.1, art. 4, 5, 12-14 (LégisQuébec)
2. Les CPA et les états financiers (CPA Québec)
3. Titre (CPA Québec)
4. Tableau de l’Ordre (CPA Québec)
5. Teneur de livres : exigences d’emploi au Québec (Guichet-Emplois)
6. Salaires des teneurs de livres, région de Montréal (Guichet-Emplois)
7. Fonds Entrepreneuriat commercial (PME MTL)
8. Représenter un client et ouverture de session de l’ARC (ARC)
9. Loi de l’impôt sur le revenu, art. 150.1 et 162 (Site Web de la législation (Justice))
10. Rappel : transmission de documents et paiement par voie électronique, 27 mai 2025 (Revenu Québec)
11. MR-69-V, Autorisation relative à la communication de renseignements ou procuration (Revenu Québec)

La personne qui tient vos livres aura besoin d’un endroit fiable pour recevoir le courrier papier; les forfaits de boîte postale virtuelle de 2727 Coworking comprennent la photographie de chaque lettre reçue à son adresse de Griffintown.