Déclaration de mise à jour courante au REQ : guide 2026

Qu'est-ce que la déclaration de mise à jour courante ?

La déclaration de mise à jour courante est le document qu'une entreprise immatriculée produit au Registraire des entreprises du Québec (REQ) pour signaler un changement aux informations qui figurent à son état de renseignements : un administrateur qui part, un nouveau président, une nouvelle adresse, une activité qui change. Le Registraire indique que l'entreprise dispose de 30 jours pour déclarer une modification au moyen de cette déclaration.

La base légale est la Loi sur la publicité légale des entreprises (LPLE). Son article 41 oblige l'assujetti à mettre à jour les informations visées aux articles 33 à 35.2 « dans les 30 jours de la date où survient un changement, à moins que la loi ne prévoie un délai plus court ».

Il existe trois déclarations de mise à jour, à ne pas confondre :

Selon le guide RE-401.G du Registraire, la mise à jour courante ne sert pas à corriger rétroactivement une information qui n'aurait jamais dû figurer au registre, comme le nom mal orthographié d'un administrateur : il faut alors une déclaration de correction. Un administrateur qui a réellement démissionné se retire, lui, par une déclaration courante.

Cet article est informatif et ne constitue pas un avis juridique.

Quels changements faut-il déclarer ?

Tout ce que les articles 33 à 35.2 de la LPLE font inscrire au registre doit être tenu à jour. Pour une société par actions, les changements fréquents sont :

• Administrateurs : nom, domicile, date de naissance et fonction de chaque administrateur, avec la date d'entrée en fonction et celle de la fin de la charge.
• Dirigeants : le président, le secrétaire et le principal dirigeant lorsqu'ils ne sont pas membres du conseil.
• Nom et autres noms : le nom de l'entreprise et tout autre nom utilisé au Québec dans l'exercice de ses activités.
• Adresses : le domicile (le siège), le domicile élu, et l'adresse des établissements au Québec.
• Activités : les deux principales activités et leur code, par ordre d'importance, et celles de chaque établissement.
• Nombre de salariés au Québec : selon la tranche, et, pour les entreprises de 5 à 24 salariés, la proportion de salariés qui ne peuvent pas communiquer en français au travail, exigence en vigueur depuis le 1er juin 2025.
• Actionnaires : pour une personne morale, les trois actionnaires qui détiennent le plus de voix, et l'existence ou non d'une convention unanime des actionnaires qui restreint les pouvoirs du conseil.
• Bénéficiaires ultimes : les personnes physiques visées, la date à laquelle elles le sont devenues et celle à laquelle elles ont cessé de l'être, sauf pour les catégories dispensées (OBNL, émetteurs assujettis, etc.).

Pour une société de personnes, s'ajoutent les associés et l'objet poursuivi.

Deux règles surprennent. Pour chaque nouvel administrateur, l'assujetti doit fournir une copie d'une pièce d'identité émise par une autorité gouvernementale (passeport, permis de conduire, carte d'assurance maladie, etc., selon la liste du guide RE-401.G). Et le nom, la date de naissance et les dates de charge d'un administrateur déjà inscrit ne se modifient pas par une mise à jour courante, selon le même guide.

Côté adresses, une personne physique ne peut avoir qu'une seule adresse professionnelle au registre, mais elle peut la déclarer pour éviter que l'adresse de son domicile soit publiée. Le changement d'adresse du siège est détaillé dans notre guide sur le changement d'adresse d'une entreprise au REQ.

Le délai de 30 jours et l'exception de la faillite

Le délai court à partir de la date où survient le changement, pas de la date où vous y pensez. Pour un administrateur, c'est la date de début ou de fin de la charge : le guide RE-401.G définit la fin de charge comme la date où la personne cesse d'exercer ses fonctions, notamment par démission, décès, révocation, fin du mandat ou remplacement.

Exemple illustratif. Une administratrice démissionne le 6 octobre 2026 ; son remplaçant est nommé le 20 octobre. Ce sont deux changements, chacun avec sa date. Le plus prudent est de les déclarer ensemble au plus tard le 5 novembre 2026, soit 30 jours après le premier.

Certaines situations n'ont pas de délai de grâce. L'assujetti qui devient un failli au sens de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité doit produire sans délai une déclaration qui en fait mention ; le guide précise qu'on coche alors la case prévue à cet effet dans la déclaration courante. Une personne morale qui décide de se liquider ou de se dissoudre doit aussi le déclarer sans délai.

L'enjeu n'est pas que pénal : les informations sur les administrateurs sont opposables aux tiers à compter de leur inscription et font preuve en faveur des tiers de bonne foi. Un administrateur parti mais toujours inscrit fait encore partie du conseil aux yeux d'une banque.

Courante ou annuelle : laquelle produire ?

Si un changement survient pendant la période de production de la déclaration annuelle, l'entreprise peut produire uniquement la déclaration annuelle et y inscrire tous les changements survenus. Les périodes de production de la déclaration annuelle sont du 15 mai au 15 novembre pour une personne morale, et du 1er janvier au 15 juin pour une entreprise individuelle ou une société de personnes.

Exemple illustratif. Votre société par actions change de président le 10 octobre 2026 et n'a pas encore produit sa déclaration annuelle 2026. La période annuelle des personnes morales court jusqu'au 15 novembre 2026. Vous pouvez produire la déclaration annuelle, en y inscrivant le nouveau président, au plus tard le 9 novembre 2026 (30 jours après le changement). Si la déclaration annuelle 2026 a déjà été produite, il faut une déclaration courante.

Les échéances, droits et pénalités de l'annuelle sont expliqués dans notre article sur la déclaration annuelle au REQ.

Étape par étape dans Mon bureau

La page du Registraire indique que vous devez utiliser le service en ligne pour produire une déclaration de mise à jour courante, accessible dans Mon bureau, sous Gestion de l'entreprise.

1. Préparez les pièces : résolution ou démission datée, nom, date de naissance et adresse de chaque personne ajoutée, copie de sa pièce d'identité, fonctions, codes d'activité s'il y a lieu.
2. Connectez-vous à Mon bureau avec votre code clicSÉQUR express ou clicSÉQUR – Entreprises.
3. Cliquez sur Gestion de l'entreprise, puis sur Services permettant la mise à jour des informations contenues au registre.
4. Choisissez Produire une déclaration de mise à jour annuelle ou courante et lisez la page Avant de commencer.
5. Remplissez seulement les sections touchées (ajout, modification ou retrait).
6. Choisissez le traitement régulier (gratuit) ou prioritaire (payant).
7. Cliquez sur Transmettre, puis vérifiez l'état de renseignements une fois la déclaration traitée : il incombe à l'entreprise de vérifier la légalité et l'exactitude de ce qu'elle transmet.

Les règles d'adresse liées au NEQ sont résumées dans notre article sur l' adresse corporative au Québec.

Qui peut signer et déposer ?

La déclaration doit être signée et datée par la personne autorisée par l'entreprise ou par le représentant de cette dernière. Si le représentant est une entreprise (un cabinet comptable, par exemple), on indique le nom du signataire et celui de l'entreprise ; un intermédiaire autorisé inscrit son propre numéro d'entreprise du Québec (NEQ).

Pour les dépôts électroniques, la LPLE présume autorisée la personne qui transmet le document au nom de l'entreprise, à condition qu'elle se soit assurée au préalable de l'identité et du consentement de la personne pour qui elle agit.

Deux cas particuliers :

• Une fiducie qui exploite une entreprise à caractère commercial doit utiliser le formulaire papier RE-403 pour sa déclaration annuelle ou courante.
• Le guide RE-401.G (2025-06) décrit encore un formulaire papier RE-401, réservé aux entreprises individuelles, sociétés de personnes et associations. La consigne actuelle de Québec.ca est d'utiliser le service en ligne, et c'est la voie qui donne le délai de 5 jours ouvrables : une demande papier tombe dans les « autres demandes », traitées en 15 à 30 jours ouvrables.

Changer le nom de l'entreprise : règles de langue

Le nom d'une entreprise québécoise doit être en français, et tout autre nom utilisé au Québec doit l'être aussi. L' article 17 de la LPLE interdit notamment un nom non conforme à la Charte de la langue française, un nom qui prête à confusion avec celui d'une autre entreprise ou qui indique mal la forme juridique. Une marque de commerce ne peut être déclarée comme autre nom que si elle est enregistrée ou en voie de l'être à l'Office de la propriété intellectuelle du Canada.

La procédure dépend de quel nom vous changez :

Pour une société par actions, la modification des statuts doit être autorisée par résolution spéciale et les statuts de modification sont signés par l'administrateur ou le dirigeant autorisé. Selon le Registraire, une déclaration courante distincte n'est requise que si l'ancien nom était utilisé pour un ou plusieurs établissements, et elle doit alors être produite dans les 30 jours suivant la modification des statuts. Prévoyez du temps : la déclaration de services du Registraire classe les statuts de modification parmi les « autres demandes », traitées en 15 à 30 jours ouvrables en traitement régulier et en moins de 15 jours ouvrables en prioritaire, contre 5 jours ouvrables pour une déclaration courante en ligne.

Frais, traitement prioritaire et délais de traitement

Le dépôt d'une déclaration courante n'entraîne aucuns frais, sauf si vous demandez le traitement prioritaire. Selon la grille RE-101 du Registraire (version 2026-09), les tarifs du traitement prioritaire, en vigueur en octobre 2026 et non taxables, sont les suivants :

La déclaration de services aux citoyens du Registraire (mise à jour le 9 janvier 2026) annonce, pour une déclaration courante transmise en ligne, un délai de 5 jours ouvrables en traitement régulier et de 1 à 2 jours ouvrables en traitement prioritaire. Le prioritaire sert surtout quand une banque ou un prêteur attend un état de renseignements à jour ; il ne change rien au délai légal de 30 jours.

Amendes et conséquences du retard

La LPLE prévoit, pour quiconque fait défaut de produire une déclaration dans le délai prescrit, une amende de 500 $ à 5 000 $ pour une personne physique, et de 1 000 $ à 10 000 $ dans les autres cas. Les mêmes montants s'appliquent à une déclaration fausse ou trompeuse. De plus :

• les amendes sont portées au double en cas de récidive ;
• lorsque l'infraction est commise par un administrateur, un dirigeant ou un fondé de pouvoir, les montants minimal et maximal sont le double de ceux prévus pour la personne physique ;
• celui qui aide, autorise ou incite à commettre l'infraction la commet lui-même.

Le Registraire envoie d'abord une demande : l'assujetti doit remédier à son défaut dans les 60 jours, et la demande indique que des poursuites pénales pourront être intentées et que l'immatriculation pourra être radiée. Sauf pour une déclaration fausse ou trompeuse, aucune poursuite ne peut être intentée sans que l'entreprise ait eu cette occasion de se conformer. Séparément, le Registraire peut radier d'office une entreprise qui n'a pas produit ses déclarations annuelles pendant deux années consécutives. La révocation d'une radiation coûte 134,00 $ en traitement régulier, en vigueur en octobre 2026.

Et du côté fédéral ?

Une société constituée sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions a deux registres à tenir à jour. Envers Corporations Canada, elle doit signaler tout changement au conseil d'administration et tout changement d'adresse du siège social dans les 15 jours, et produire son rapport annuel dans les 60 jours suivant sa date anniversaire. Déménager le siège dans une autre province exige de modifier les statuts.

Envers le Québec, une personne morale constituée ailleurs qu'au Québec reste soumise à l'immatriculation si elle y a son domicile, y exerce une activité ou y possède un droit réel immobilier, et donc à la règle des 30 jours de l'article 41. Un avis déposé à Corporations Canada ne met pas à jour le registre québécois. La LPLE permet bien au ministre de conclure des ententes de transfert de documents avec un autre gouvernement ^[1], mais le seul partenariat que Corporations Canada annonce avec le Québec vise l'enregistrement initial d'une société fédérale, pas les changements ultérieurs. La déclaration courante au REQ reste donc obligatoire, et l' article 39 fait reposer l'exactitude du dossier sur l'entreprise : produisez les deux déclarations, puis vérifiez l'état de renseignements au REQ.

Exemple illustratif. Une société fédérale établie à Montréal remplace un administrateur le 2 novembre 2026 : avis à Corporations Canada au plus tard le 17 novembre, déclaration courante au REQ au plus tard le 2 décembre. Préparez les deux le même jour.

Liste de contrôle avant de cliquer sur Transmettre

1. La date exacte de chaque changement est documentée (résolution, démission, procès-verbal).
2. Le délai de 30 jours, ou de 15 jours au fédéral, est calculé à partir de la plus ancienne de ces dates.
3. Vous avez vérifié si la période de la déclaration annuelle est en cours (15 mai au 15 novembre pour une personne morale).
4. Une erreur se corrige par une déclaration de correction.
5. Chaque nouvel administrateur a fourni une pièce d'identité gouvernementale valide.
6. Les fonctions (président, secrétaire, principal dirigeant) sont inscrites avec le bon code.
7. Tout nouveau nom ou nom d'établissement est en français et conforme à l'article 17 de la LPLE ; un changement de nom constitutif passe d'abord par des statuts de modification.
8. Les actionnaires principaux, les bénéficiaires ultimes, le nombre de salariés et, si vous avez de 5 à 24 salariés, la proportion de non-francophones sont à jour.
9. La personne qui signe ou transmet est autorisée.
10. Après traitement, l'état de renseignements reflète les changements.

Si le changement à déclarer est une nouvelle adresse d'affaires à Montréal, 2727 Coworking offre des adresses d'affaires dans Griffintown, au bord du canal de Lachine.

Sources

1. Faire une déclaration de mise à jour courante au registre des entreprises (Québec.ca)
2. Faire une déclaration de mise à jour annuelle au registre des entreprises (Québec.ca)
3. Guide RE-401.G concernant la déclaration de mise à jour annuelle ou courante, 2025-06 (Registraire des entreprises)
4. Loi sur la publicité légale des entreprises, RLRQ, c. P-44.1 (LégisQuébec)
5. Loi sur les sociétés par actions, RLRQ, c. S-31.1 (LégisQuébec)
6. Tarifs et modalités de paiement RE-101, 2026-09 (Registraire des entreprises)
7. Déclaration de services aux citoyens du Registraire des entreprises (Québec.ca)
8. Modifier les statuts d'une société par actions au registre des entreprises (Québec.ca)
9. Étapes suivant la constitution de votre entreprise (Corporations Canada)
10. Enregistrer une corporation fédérale dans une province ou un territoire (Corporations Canada)