Le W-8BEN pour les pigistes montréalais ayant des clients américains

Qu’est-ce que le W-8BEN et qui le demande?

Si vous facturez une entreprise américaine à partir de Montréal, tôt ou tard, son service des comptes fournisseurs, ou une plateforme comme un site de travail à la pige ou un fournisseur de services de paiement, vous demandera un formulaire W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals).

Ce formulaire remplit deux fonctions :

1. Il atteste que vous n’êtes pas une personne des États-Unis, afin que le payeur ne vous traite pas comme un travailleur autonome américain (aucun formulaire W-9, aucune retenue de garantie sur les paiements à déclarer).
2. S’il y a lieu, il vous permet de demander les avantages de la convention fiscale entre le Canada et les États-Unis pour réduire ou éliminer la retenue d’impôt américaine.

Trois éléments à retenir des instructions de l’IRS ^[1] :

• Vous ne l’envoyez pas à l’IRS. Vous le remettez à la personne qui vous le demande, généralement celle qui vous paie.
• Remettez-le avant de recevoir un paiement. Si vous ne le fournissez pas lorsqu’on vous le demande, une retenue au taux de 30 % applicable aux personnes étrangères ou au taux de la retenue de garantie pourrait s’appliquer.
• Il s’adresse aux particuliers. Une société (par exemple, votre société québécoise) utilise plutôt le formulaire W-8BEN-E.

Cet article présente des renseignements généraux destinés aux pigistes et aux propriétaires d’entreprises individuelles de Montréal. Si vous travaillez physiquement aux États-Unis pendant de longues périodes, votre situation nécessite des conseils en fiscalité transfrontalière.

Quand vous en avez besoin et quand vous n’en avez pas besoin

Sources : IRS, instructions du formulaire W-8BEN, sections "Who must provide" et "Do not use this form if".

La ligne sur les citoyens américains en surprend plus d’un. Une personne ayant la double citoyenneté canadienne et américaine qui vit à Montréal doit utiliser le W-9, peu importe ce que demande le client.

Pourquoi les services fournis au Canada ne génèrent généralement pas de revenus de source américaine

L’IRS prélève, au moyen d’une retenue à la source, un impôt de 30 % sur certains revenus de source américaine des personnes étrangères, notamment la rémunération de services fournis ^[1]. Le mot clé est source.

La publication 515 de l’IRS énonce clairement la règle : si le revenu provient de services personnels fournis aux États-Unis, il est de source américaine, et le lieu où les services sont fournis détermine la source, peu importe où le contrat a été conclu, où le paiement est effectué ou où réside le payeur ^[2].

Voici donc ce qui s’applique à un pigiste de Montréal :

Lorsque tout votre travail est effectué au Canada, vos honoraires ne constituent pas un revenu de source américaine, et la retenue de 30 % sur la rémunération de source américaine ne s’y applique pas. Le W-8BEN sert alors principalement à attester votre statut de personne étrangère. Si une partie du travail est effectuée aux États-Unis, la demande d’avantages de la convention sur le formulaire devient pertinente.

Remplir le formulaire, ligne par ligne

Selon les instructions de l’IRS. Utilisez la version à jour du formulaire, accessible auprès de l’IRS.

Partie I : Identification du bénéficiaire effectif

Partie II : Demande d’avantages de la convention fiscale

Quand la ligne 6a est-elle obligatoire? Les instructions de l’IRS exigent le FTIN lorsque le formulaire sert à documenter un compte financier que vous détenez dans un bureau américain d’une institution financière et que vous recevez un revenu de source américaine déclaré sur le formulaire 1042-S. Autrement, il est facultatif, sauf qu’une demande d’avantages de la convention nécessite soit un numéro d’identification fiscale américain à la ligne 5, soit votre FTIN à la ligne 6a; les instructions vous permettent d’utiliser le FTIN plutôt qu’un ITIN à cette fin (IRS, lignes 5 et 6a). Les portails des clients et des plateformes le demandent souvent de toute façon; le NAS est le numéro à fournir ^[3].

La révision de 2021 des instructions a aussi ajouté les déclarations requises à la ligne 10 pour les bénéfices d’entreprise non attribuables à un établissement stable ^[1].

Partie III : Attestation. Signez, datez et inscrivez votre nom en caractères d’imprimerie, en suivant la procédure de transmission du formulaire du payeur.

Précision sur l’adresse. La ligne 3 doit indiquer l’endroit où vous résidez réellement aux fins de l’impôt. Une adresse postale d’entreprise ou une boîte postale virtuelle peut tout au plus figurer à la ligne 4.

La convention fiscale entre le Canada et les États-Unis en termes simples

Selon la convention, les bénéfices d’entreprise d’un résident canadien sont imposables aux États-Unis uniquement s’ils sont attribuables à un établissement stable (ES) situé dans ce pays ^[4]. Les services de travailleurs autonomes relevaient auparavant d’un article distinct, l’article XIV (Professions indépendantes). Sa suppression, expliquée dans une annexe au protocole de 2007, confirme que les négociateurs s’entendaient sur le fait que "no practical distinction can be made between a 'fixed base' and a 'permanent establishment'"; les services indépendants relèvent donc maintenant des règles sur les établissements stables et les bénéfices des entreprises ^[5].

Un pigiste qui travaille à partir de Montréal, sans bureau, sans personnel et sans présence prolongée aux États-Unis, n’a normalement pas d’ES aux États-Unis. C’est en raison de la convention que la ligne 10 fait référence aux bénéfices "not attributable to a permanent establishment".

Quand la règle des 183 jours pour les services s’applique

Le paragraphe 9 de l’article V, ajouté par le cinquième protocole (2007), peut créer un « établissement stable de services », même en l’absence de bureau. Il s’applique dans les deux sens : lorsqu’une entreprise d’un pays fournit des services dans l’autre et n’y possède pas d’ES selon les autres paragraphes, elle est réputée en avoir un seulement si ^[4] :

• (a) les services y sont fournis par une personne physique qui y est présente pendant une ou plusieurs périodes totalisant 183 jours ou plus au cours de toute période de douze mois et, pendant cette période, plus de 50 % des revenus bruts de l’entreprise tirés de ses activités commerciales actives proviennent des services que cette personne y fournit; ou
• (b) les services y sont fournis pendant un total de 183 jours ou plus au cours de toute période de douze mois, dans le cadre du même projet ou de projets connexes, pour des clients qui résident dans ce pays ou qui y possèdent un ES (les services étant fournis à l’égard de cet ES).

Un pigiste de Montréal qui rend visite à des clients américains quelques jours par année est loin de satisfaire à l’un ou l’autre de ces critères. La règle concerne les personnes qui exécutent un long contrat sur place aux États-Unis. Ces personnes ont aussi un revenu de source américaine pour les journées travaillées là-bas, des obligations possibles de produire une déclaration aux États-Unis et des questions d’immigration à régler (autorisation de travail), qui dépassent le cadre de cet article. Notre guide sur la fiscalité du télétravail entre les États-Unis et le Canada traite de la situation des employés qui travaillent de part et d’autre de la frontière.

Validité et renouvellement

Un W-8BEN demeure généralement en vigueur à partir de la date de signature jusqu’au dernier jour de la troisième année civile qui suit. L’exemple de l’IRS : un formulaire signé le 30 septembre 2015 reste valide jusqu’au 31 décembre 2018 ^[1].

Si un changement de situation rend les renseignements du formulaire inexacts, vous devez en aviser le payeur dans les 30 jours et fournir un nouveau formulaire. Un déménagement à une adresse aux États-Unis constitue un changement de situation. Un déménagement à l’intérieur du Canada n’en constitue généralement pas un; toutefois, si vous avez utilisé le formulaire pour demander les avantages de la convention, un déménagement aux États-Unis ou ailleurs à l’extérieur du Canada en constitue un ^[1]. Le fait de devenir citoyen ou résident des États-Unis met aussi fin à l’utilisation du formulaire.

Prévoyez un rappel dans votre calendrier pour chaque client afin qu’un nouveau formulaire soit prêt avant l’expiration de l’ancien.

Que faire si le client retient quand même 30 %

Cela arrive, généralement parce que le système du payeur considère que chaque bénéficiaire étranger reçoit un revenu de source américaine, ou parce que le formulaire était manquant ou incomplet au moment du traitement du paiement.

1. Vérifiez le formulaire que vous avez fourni : les lignes 1, 3, 9 et 10 ainsi que la signature sont les sources habituelles de problèmes.
2. Expliquez par écrit la règle sur la source du revenu : les services ont été fournis au Canada (publication 515), donc le paiement ne constitue pas une rémunération de source américaine. Joignez un W-8BEN corrigé.
3. Demandez au payeur de corriger la retenue avant qu’elle soit remise à l’IRS, si c’est encore possible.
4. Si l’impôt a déjà été versé, le payeur peut encore vous rembourser au moyen des procédures de remboursement ou de compensation de l’IRS si la retenue excédentaire est constatée au plus tard le 15 mars de l’année suivante (IRS, publication 515, "Adjustment for Overwithholding"). Après cette date, vous devez la récupérer vous-même en produisant le formulaire 1040-NR, la déclaration des non-résidents désignée dans la publication 515 pour récupérer l’impôt retenu en trop, qui nécessite un ITIN (formulaire W-7) si vous n’avez pas de SSN (IRS, instructions du formulaire W-8BEN, ligne 5).

Du côté canadien, le crédit fédéral pour impôt étranger vise les impôts étrangers sur le revenu ou sur les bénéfices payés sur un revenu gagné à l’extérieur du Canada ^[6]. Si le travail a été effectué au Canada, les honoraires constituent un revenu de source canadienne; l’impôt américain retenu par erreur sur ce revenu ne donne donc pas droit au crédit. La seule façon de le récupérer est de s’adresser au payeur ou à l’IRS, d’où l’importance de corriger la retenue à la source. Le Québec a son propre calcul dans la déclaration provinciale.

Déclarer le revenu au Canada

Comme résident canadien, vous déclarez vos revenus de toutes provenances dans vos déclarations fédérale et québécoise, y compris vos honoraires en dollars américains.

Conversion des devises. La position de l’ARC ^[7] :

• le taux applicable à un jour donné est celui que publie la Banque du Canada ce jour-là, ou le jour précédent le plus proche pour lequel un taux est publié (¶1.4);
• l’ARC peut accepter un taux moyen sur une période pour certains éléments de revenu, mais généralement pas si les taux fluctuent de façon importante (¶1.6.1).

Pour les impôts étrangers, l’ARC indique d’utiliser le taux de la Banque du Canada en vigueur le jour où les montants ont pris naissance, ou le taux annuel moyen si plusieurs paiements ont été effectués au cours de l’année ^[6].

Exemple illustratif. Vous facturez 4 000 $ US le 10 mars et le client paie le 25 mars. Les montants sont convertis au taux "for the particular day on which the amounts arise" (folio ¶1.8); pour une entreprise qui utilise la comptabilité d’exercice, les honoraires prennent naissance au moment de la facturation : utilisez donc le taux de la Banque du Canada du 10 mars. Si le taux a changé au 25 mars, la différence à l’encaissement constitue un gain ou une perte de change sur la créance, à déclarer séparément des honoraires. Utilisez les taux réels de la Banque du Canada aux dates qui vous concernent.

TPS/TVQ. La question de savoir si vous devez facturer la TPS et la TVQ à une entreprise cliente américaine est distincte; consultez notre guide sur la facturation de la TPS/TVQ aux clients à l’extérieur du Québec.

Liste de vérification des documents à conserver et des échanges avec le client

À conserver au dossier

• Une copie de chaque W-8BEN signé, avec la date et le destinataire.
• Les contrats et les énoncés des travaux indiquant où les services sont fournis.
• Les relevés d’heures ou un calendrier indiquant les journées travaillées aux États-Unis.
• Les factures en dollars américains avec le taux de conversion de la Banque du Canada utilisé.
• Tout relevé de paiement indiquant une retenue d’impôt américain.

Quoi envoyer au client

• Le W-8BEN (ou le W-8BEN-E si votre société est le fournisseur).
• Une facture indiquant votre nom légal, votre adresse et le lieu où les services sont fournis; notre liste de vérification des factures pour les pigistes du Québec énumère les autres mentions.

Exemple de formulation à envoyer au client

"All services under this agreement are performed in Montreal, Canada. I am a Canadian tax resident and not a US person. Please find attached my Form W-8BEN. As the services are performed outside the United States, I understand no US withholding applies to these payments; please let me know if your system requires anything else."

Si vous souhaitez faire figurer sur vos contrats et vos factures une adresse d’entreprise à Montréal distincte de votre domicile, 2727 Coworking propose des forfaits de boîte postale virtuelle à Griffintown, en gardant à l’esprit que la ligne 3 du W-8BEN doit tout de même indiquer votre résidence.