Politique de confidentialité

Qui nous sommes et qui contacter

2727 Coworking est exploité par 9258-0448 Québec inc., 2727, rue Saint-Patrick, bureau 109, Montréal (Québec) H3K 0A8, Canada.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est notre Responsable de la protection des renseignements personnels (Privacy Officer). Vous pouvez la joindre à [email protected] ou par la poste à l’adresse ci-dessus, à l’attention du « Responsable de la protection des renseignements personnels ».

Ce que nous recueillons et pourquoi

1. Les renseignements que vous nous donnez dans nos formulaires

Selon le formulaire, nous recueillons :

• Formulaire de contact et demandes de visite : nom, courriel, numéro de téléphone, ce que vous recherchez, votre message et, pour les visites, la taille de votre équipe, votre échéancier d’emménagement et l’heure de visite choisie.
• Demandes d’adresse d’affaires : nom, courriel, téléphone, entreprise, pays, institution à laquelle l’adresse est destinée, usage prévu et échéancier.
• Liste d’attente : nom, courriel, téléphone, bureaux qui vous intéressent, nombre de personnes, fourchette de budget et date de début souhaitée.
• Demandes de bail et offres de location en ligne : nom de l’entreprise, nom de la personne ressource, courriel, téléphone et les renseignements nécessaires pour préparer et signer votre entente.
• Offre de rabais au paiement : votre adresse courriel, pour vous envoyer le code de rabais.

Nous utilisons ces renseignements pour vous répondre, planifier les visites, préparer les soumissions et les ententes, et faire le suivi de votre demande. Les formulaires sont transmis par courriel à notre équipe, publiés dans notre messagerie d’équipe interne (Slack), et certains sont conservés dans notre propre base de données clients (liste d’attente, demandes de bail, demandes d’adresse d’affaires et d’offre de rabais). Une copie des courriels de demande est aussi conservée par le fournisseur de services marketing qui nous aide à faire le suivi et à mesurer nos demandes.

2. Réservations, paiements et abonnement

Les paiements en ligne sur booking.2727coworking.com sont traités par Stripe. Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte complet. Nous recevons votre nom, votre courriel, votre téléphone, votre adresse de facturation, ce que vous avez acheté, le montant et un identifiant de transaction. Si vous devenez membre ou locataire, nous conservons aussi votre entente, les coordonnées de votre entreprise, vos factures et votre historique de paiement, les renseignements bancaires que vous fournissez pour les paiements préautorisés et vos accès à l’immeuble. Pour les clients de boîte postale, nous conservons les noms autorisés à recevoir du courrier et les numérisations de courrier que vous nous demandez. Nous utilisons ces renseignements pour fournir le service, vous facturer, vous donner accès à l’immeuble et respecter nos obligations légales et comptables.

3. Appels téléphoniques

Les appels à notre ligne passent par un menu automatisé exploité avec Twilio. Nous recevons votre numéro de téléphone, l’heure de l’appel et l’option choisie. Avant le transfert, un message vous indique que l’appel peut être enregistré. Les appels répondus peuvent être enregistrés, et les messages vocaux sont enregistrés et transcrits automatiquement en texte au moyen du service de reconnaissance vocale d’OpenAI. Les enregistrements et transcriptions sont transmis à notre équipe par courriel et par Slack pour que nous puissions vous rappeler et traiter votre demande. Nous utilisons les enregistrements pour vous répondre, garder une trace de ce qui a été demandé et convenu, et améliorer notre façon de répondre aux appels.

4. Votre visite sur nos sites

Notre propre outil de suivi des visiteurs enregistre un identifiant aléatoire dans un témoin interne (_sv, valide un an) et note les pages consultées, la page qui vous a dirigé vers nous et les paramètres de campagne du lien cliqué (par exemple les paramètres UTM ou un identifiant de clic publicitaire comme gclid). Lorsque vous soumettez un formulaire, nous joignons cet historique de visite à votre demande pour que notre équipe sache comment vous nous avez trouvés et quelles publicités fonctionnent. Nous utilisons aussi les outils de tiers énumérés à la section suivante.

5. Renseignements provenant de nos publicités sur Google, Facebook et Instagram

Si vous nous transmettez des renseignements au moyen de l’une de nos publicités (par exemple un formulaire de prospects Facebook ou Instagram, ou un message à notre page), nous recevons ce que vous soumettez et l’utilisons comme un formulaire de notre site. Nous utilisons une application de développeur Meta appelée « 2727 Coworking Ads » uniquement pour gérer la publicité de 2727 Coworking et consulter des rapports de performance, qui sont agrégés. Elle n’offre pas la connexion avec Facebook et ne lit ni votre profil, ni vos amis, ni vos publications. Consultez nos instructions de suppression des données pour faire supprimer ces renseignements.

Témoins, balises et outils de mesure

Nos sites utilisent les outils suivants, qui peuvent déposer des témoins (cookies) ou des identifiants semblables dans votre navigateur :

• Google Tag Manager et Google Analytics (Google) : pour mesurer les visites, les pages vues et les demandes.
• Google Ads (Google) : pour mesurer quelles publicités mènent à des demandes, réservations, achats et appels, et pour présenter de nouveau nos publicités aux personnes qui ont visité notre site. Le suivi des appels de Google peut afficher un numéro de téléphone différent sur notre site afin de compter les appels provenant des publicités.
• Pixel Meta (Meta Platforms) : pour mesurer nos publicités Facebook et Instagram et joindre les personnes qui ont visité notre site. Le pixel peut utiliser la correspondance avancée, qui transmet à Meta une version hachée (encodée) des coordonnées saisies sur la page.
• Microsoft Clarity (Microsoft) : cartes de chaleur et relectures de session montrant comment les pages sont utilisées (clics, défilement, mouvements de souris), pour améliorer le site. Microsoft peut aussi utiliser ces données pour ses propres services publicitaires.
• Pixel de mesure publicitaire d’OpenAI (OpenAI) : pour mesurer les publicités que nous diffusons sur ChatGPT.
• Nous pouvons aussi utiliser la balise LinkedIn Insight (LinkedIn) pour mesurer les publicités LinkedIn, et RB2B, un service qui tente d’identifier l’entreprise ou le profil professionnel des visiteurs d’affaires afin que nous puissions faire un suivi avec des offres pertinentes.
• Cloudflare : diffusion du site, sécurité et protection contre les robots (y compris la vérification Turnstile de certains formulaires) et statistiques de trafic respectueuses de la vie privée.
• Google Maps et YouTube : cartes et vidéos intégrées, que Google peut utiliser pour déposer ses propres témoins lorsqu’elles se chargent.
• Stripe : le paiement vous dirige vers une page de paiement hébergée par Stripe, qui utilise ses propres témoins pour le paiement et la prévention de la fraude.

Mesure des publicités au moyen de coordonnées hachées

Pour savoir quelles publicités amènent de vrais clients, nous transmettons aux plateformes publicitaires des renseignements limités sur les conversions : lorsque vous réservez ou payez sur booking.2727coworking.com, une version hachée de votre courriel, de votre numéro de téléphone et de votre nom est transmise à Google Ads (conversions améliorées); lorsqu’une demande mène plus tard à une visite ou à une entente signée, nous transmettons à Google Ads l’identifiant du clic publicitaire et la date; et pour les appels à notre ligne des ventes, nous transmettons une version hachée du numéro de l’appelant. Nous pouvons transmettre des renseignements hachés semblables à Meta. Le hachage (SHA-256) transforme vos coordonnées en un code qui ne peut pas être relu; la plateforme ne s’en sert que pour associer la conversion à une interaction avec une publicité. Nous ne nous en servons pas pour vous envoyer des messages, et les plateformes ne reçoivent pas le contenu de vos messages.

Vos choix

Les outils d’analyse et de mesure publicitaire énumérés ci-dessus sont actifs lors de votre visite. Vous pouvez les bloquer au moyen des paramètres de confidentialité de votre navigateur ou d’un bloqueur de contenu, et gérer les publicités au moyen des paramètres publicitaires de Google et des préférences publicitaires de Meta. Vous pouvez aussi nous écrire en tout temps pour retirer votre consentement à toute utilisation décrite ici.

À qui nous communiquons les renseignements

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement aux fournisseurs de services qui nous aident à exploiter notre entreprise, et seulement ce dont ils ont besoin :

• Hébergement et infrastructure : OVHcloud (serveurs), Cloudflare (diffusion, sécurité, stockage de fichiers).
• Courriel et calendrier : Google Workspace, Amazon Web Services (envoi de nos courriels).
• Communication d’équipe : Slack.
• Ligne téléphonique et transcription : Twilio, OpenAI.
• Paiements, comptabilité et accès à l’immeuble : Stripe, Xero, Kisi.
• Analyse et publicité : Google, Meta, Microsoft, OpenAI, et LinkedIn ou RB2B lorsqu’ils sont utilisés.
• Notre fournisseur de services marketing, qui nous aide à faire le suivi des demandes et à gérer nos publicités.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige, ou pour protéger nos droits, nos membres ou notre immeuble.

Renseignements conservés à l’extérieur du Québec

La plupart des fournisseurs ci-dessus conservent les renseignements à l’extérieur du Québec, principalement aux États-Unis (notre site et notre base de données clients fonctionnent sur des serveurs situés aux États-Unis). Vos renseignements sont donc communiqués à l’extérieur du Québec et peuvent être accessibles aux autorités de ces endroits selon les lois locales. Nous faisons appel à des fournisseurs reconnus et nous appuyons sur leurs engagements contractuels de protection des renseignements personnels.

Durée de conservation

• Demandes et prospects qui ne deviennent pas clients : jusqu’à 3 ans après notre dernier échange.
• Ententes, factures et dossiers de paiement des clients : pendant toute la relation, puis aussi longtemps que l’exigent les lois fiscales et comptables (généralement 6 ans après la fin de l’exercice concerné).
• Enregistrements d’appels et messages vocaux : nos copies sont supprimées automatiquement 12 mois après l’appel. Les transcriptions transmises à notre équipe par courriel peuvent être conservées avec la demande correspondante.
• Historique de visite lié à une demande : conservé avec cette demande. Le témoin de suivi expire après 1 an.
• Données détenues par les plateformes d’analyse et de publicité : selon les paramètres de conservation propres à chaque plateforme.

Lorsque des renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les rendons anonymes.

Sécurité

Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin pour leur travail, protégeons nos systèmes par des contrôles d’accès et utilisons des connexions chiffrées. Aucun système n’est parfaitement sûr; si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information comme l’exige la loi.

Vos droits

Selon la loi québécoise, vous pouvez nous demander :

• d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d’en recevoir une copie;
• de corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• de retirer votre consentement à une utilisation de vos renseignements;
• de supprimer vos renseignements, ou de cesser de les diffuser, lorsque la loi le permet;
• de recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• de savoir comment nous les avons recueillis et qui y a accès.

Envoyez votre demande à [email protected]. Nous confirmerons votre identité avant d’agir (par exemple en répondant à l’adresse courriel ou au numéro de téléphone que vous avez utilisé avec nous), et nous répondrons dans les 30 jours. Ces demandes sont gratuites. Pour la suppression, consultez nos instructions de suppression des données. Nous ne prenons pas de décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Plaintes

Si vous avez une préoccupation, veuillez d’abord écrire à notre responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected]; nous l’examinerons et vous répondrons par écrit. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou, si vous résidez à l’extérieur du Québec, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Enfants

Notre site et nos services s’adressent aux adultes et aux entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans.

Modifications de la présente politique

Nous mettrons cette politique à jour lorsque nos pratiques changeront et indiquerons la date de la plus récente version en haut de cette page.