Étiquette et bonnes pratiques de réservation des salles de réunion dans les bureaux partagés

Réserver une salle de réunion dans un espace de coworking partagé n'est pas la même chose que d'en réserver une dans un bureau traditionnel. La salle n'appartient pas à votre entreprise : elle est à la disposition d'une communauté de membres qui dépendent tous du même nombre limité d'espaces réservables. Bien réserver la salle et bien se comporter une fois sur place compte davantage en coworking que dans presque tout autre environnement, parce que la prochaine personne qui attend cette salle est un véritable voisin, pas une abstraction. Ce guide présente les règles de savoir-vivre et les habitudes de réservation concrètes qui permettent à tous de bien profiter des salles de réunion partagées.

Résumé exécutif

Les abonnements de coworking comprennent généralement des crédits pour les salles de réunion (souvent 2-8 heures/mois selon la formule), mais les absences répétées et les annulations tardives réduisent discrètement la disponibilité des salles qui donne à ces crédits leur valeur pour tous [1]
La plupart des exploitants d'espaces de coworking à Montréal facturent les salles de réunion à l'heure, par crédit ou au moyen d'heures comprises dans l'abonnement. Les attentes en matière de savoir-vivre varient légèrement selon le modèle, mais reposent sur le même principe fondamental : réserver seulement ce dont vous avez besoin et libérer ce que vous n'utilisez pas le plus tôt possible [2]
Les réunions hybrides dans des salles louées ajoutent des règles de savoir-vivre particulières, comme tester l'équipement audiovisuel avant l'arrivée des participants et désigner quelqu'un pour suivre les interventions des participants à distance, qui sont rarement nécessaires pour les réunions dans les locaux de l'entreprise [3]
Laisser une salle de réunion partagée exactement comme vous l'avez trouvée, avec les chaises replacées, le tableau blanc effacé et les déchets ramassés, est l'une des pratiques de savoir-vivre les plus simples et les plus souvent négligées dans les espaces de coworking

Pourquoi le savoir-vivre dans les salles de réunion compte davantage dans les bureaux partagés

Dans un bureau traditionnel, une salle de conférence reste vide une bonne partie de la journée et est réservée presque exclusivement par des gens que vous connaissez déjà. Dans un espace de coworking, les mêmes quelques salles de réunion servent des dizaines ou des centaines de membres qui n'ont aucun lien entre eux, à part le fait de partager le bâtiment. Chaque décision de réservation a donc des conséquences différentes : réserver une salle plus que nécessaire, dépasser l'heure prévue ou laisser du désordre ne fait pas qu'incommoder vos collègues. Cela empiète directement sur le temps réservé d'une personne que vous ne connaissez pas, compromet la première impression de son client ou perturbe son après-midi. En coworking, le savoir-vivre dans les salles de réunion tient moins à la politesse pour elle-même qu'au respect d'une ressource partagée dont la disponibilité est réellement limitée [1].

Avant de réserver : bien maîtriser les bases

Réservez seulement ce dont vous avez besoin

Réserver une salle de conférence de 10 personnes pour un appel à 2 personnes, « au cas où », est l'un des manquements au savoir-vivre les plus courants et les plus faciles à éviter dans les salles de réunion partagées. Choisissez une salle adaptée au nombre réel de participants. Si vous ne savez vraiment pas si d'autres personnes se joindront à vous, réservez la petite salle et soyez prêt à changer de salle, plutôt que de choisir d'emblée la plus grande option disponible.

Combien de temps à l'avance réserver

Réservez dès que vous le pouvez raisonnablement une fois l'heure de la réunion confirmée, et évitez de maintenir des réservations provisoires « par précaution » en attendant que votre client confirme sa disponibilité. Bloquer provisoirement une salle, surtout aux heures de pointe, empêche d'autres membres de réserver un créneau qu'ils utiliseraient peut-être réellement. Si l'heure de votre réunion n'est pas confirmée, attendez qu'elle le soit avant de réserver, ou bloquez brièvement un créneau avec l'intention claire de le libérer rapidement si la réunion n'a pas lieu.

Évaluez honnêtement la capacité de la salle

La plupart des salles de réunion en coworking affichent une capacité maximale, mais le nombre de personnes qu'elles peuvent accueillir confortablement est souvent nettement inférieur, surtout pour les réunions hybrides qui nécessitent de l'espace supplémentaire pour une caméra et un écran. Choisissez une salle un peu plus grande que le minimum indiqué pour votre nombre de participants si la réunion nécessite de l'équipement de vidéoconférence, des écrans de présentation ou de longues séances où le confort est important.

Pendant la période réservée

Commencez et terminez à l'heure

La règle de savoir-vivre la plus importante dans les salles de réunion partagées est de respecter l'horaire. Votre période de réservation n'est pas une suggestion : la réunion du prochain membre commence à l'instant où la vôtre doit se terminer, et un dépassement de seulement cinq minutes rend la transition visiblement embarrassante pour toutes les personnes concernées.

La marge de cinq minutes

Les membres de coworking expérimentés prévoient une marge de cinq minutes dans leur propre planification. Ils considèrent qu'une réservation d'une heure correspond à environ 50 minutes de réunion réelle et réservent le reste du temps à l'installation, à la conclusion et à une transition sans encombre vers la réservation suivante. La plupart des exploitants n'en font pas une règle officielle, mais cette pratique informelle largement suivie évite les dépassements répétés qui rendent l'utilisation des salles de réunion partagées frustrante.

Laissez la salle comme vous l'avez trouvée

Avant de partir, replacez les chaises, effacez tout ce qui figure sur le tableau blanc (à moins d'avoir une permission explicite de le laisser, ce qui est rare dans un espace partagé), ramassez vos déchets et votre vaisselle, et débranchez les câbles ou les appareils que vous avez apportés. Ce petit geste de courtoisie prend moins de deux minutes et améliore nettement l'expérience du prochain membre qui entre dans la salle.

Savoir-vivre en cas d'annulation ou d'absence

Annulez dès que vous le savez

Dès que vous savez qu'une réunion est annulée ou reportée, libérez la réservation de la salle. Une réservation maintenue jusqu'à la dernière minute, ou simplement abandonnée sans annulation, prive un autre membre d'un créneau qu'il aurait pu utiliser de façon productive. Dans la plupart des systèmes de réservation, l'annulation ne prend que quelques secondes.

Le coût des absences répétées

Les absences répétées sans annulation sont l'un des rares comportements liés aux salles de réunion que les exploitants d'espaces de coworking suivent activement et sanctionnent dans certains cas, puisque les « réservations fantômes » non libérées réduisent directement le nombre de créneaux réellement disponibles pour les autres membres. Certains exploitants montréalais se réservent le droit de restreindre les privilèges de réservation des membres qui accumulent les absences inexpliquées. Cette politique existe précisément parce que ce comportement impose un coût réel à l'ensemble de la communauté.

Si vous êtes en retard

Si vous êtes en retard à une réunion pour laquelle vous avez réservé une salle, la bonne pratique consiste à envoyer un bref message aux personnes qui vous attendent, si vous pouvez les joindre, et à accepter que le temps dont vous disposez dans la salle soit réduit en conséquence, plutôt que de vous attendre à une prolongation de votre réservation pour compenser votre retard.

Les conflits de réservation et comment les gérer

Les doubles réservations

Des erreurs dans le système de réservation entraînent parfois de véritables doubles réservations. Quand cela se produit, le membre qui a réservé en premier a généralement la priorité. Pour le second groupe, la bonne pratique consiste à consulter la réception de l'espace ou l'application pour trouver une autre salle, plutôt que de simplement occuper la salle et de forcer l'autre groupe à régler le conflit.

Prolonger une réunion avec tact (ou y renoncer)

Si votre réunion se prolonge et qu'aucune réservation n'est indiquée immédiatement après la vôtre, il est généralement acceptable de demander au personnel une courte prolongation. Si une autre réservation suit immédiatement, il faut terminer à l'heure, sans exception, aussi productive que puisse sembler la conversation sur le moment.

Quand quelqu'un d'autre a besoin de « votre » salle

Si un autre membre vous indique poliment qu'il a besoin de la salle où vous vous trouvez pour sa propre réservation confirmée, réagissez exactement comme vous aimeriez qu'on réagisse dans la situation inverse : prenez-en acte immédiatement et terminez la réunion, plutôt que de négocier ou de lui demander d'attendre.

Savoir-vivre pour les réunions hybrides et les appels vidéo dans les salles louées

Les réunions hybrides, où certains participants sont dans la salle et d'autres se joignent à distance, nécessitent des précautions supplémentaires propres aux espaces partagés :

Réservez la salle 10-15 minutes avant le début de la réunion pour tester l'équipement audiovisuel, brancher votre ordinateur portable et régler tout problème de connexion avant l'arrivée des participants [3]
Testez la connexion à l'avance si vous ne connaissez pas l'équipement de cette salle; un bref appel de test avec un collègue peut éviter une panne technique embarrassante une fois les véritables participants en ligne
Prévoyez une connexion de secours, comme un point d'accès mobile, au cas où le Wi-Fi de l'espace rencontrerait un problème pendant votre période de réservation
Désignez une personne pour représenter les participants à distance : une personne présente dans la salle devrait suivre le clavardage et relayer activement les questions des participants à distance, puisqu'il est autrement facile de les exclure involontairement de la conversation dans la salle
Déconnectez-vous de tout compte ou appareil partagé que le système audiovisuel de la salle vous a demandé d'utiliser, et débranchez votre ordinateur portable du système d'affichage de la salle avant de partir

Le savoir-vivre selon le type de salle

Les cabines téléphoniques

Les cabines téléphoniques sont généralement les espaces réservables utilisés pour les plus courtes durées et où les utilisateurs se succèdent le plus rapidement dans un bâtiment de coworking. Respectez strictement la période réservée pour vos appels, puisque la prochaine personne qui attend une cabine se trouve très probablement juste derrière la porte.

Les petites salles de réunion (2-6 personnes)

Les petites salles sont les espaces qui font le plus souvent l'objet de doubles réservations ou qui dépassent leur capacité dans la plupart des bâtiments de coworking. Confirmez le nombre réel de participants avant de réserver et évitez de « jongler avec les salles de réunion », c'est-à-dire de réserver plusieurs petites salles à titre provisoire pour le même créneau et de libérer celles que vous n'utilisez pas seulement une fois votre réunion commencée.

Les grandes salles de conférence

Les grandes salles sont une ressource réellement rare dans la plupart des espaces de coworking. Elles sont souvent les seules capables d'accueillir des présentations aux clients ou des réunions de toute l'équipe. Réservez une grande salle seulement si le nombre de participants ou l'équipement de présentation exige réellement cet espace, et libérez la réservation le plus tôt possible si vos besoins changent.

Les erreurs de réservation courantes et comment les éviter

Réserver « au cas où » et ne pas se présenter : aucun créneau n'est remis à la disposition des autres membres avant qu'il soit trop tard pour que quelqu'un d'autre l'utilise
Traiter les crédits de salle de réunion inclus comme s'ils étaient illimités : même une généreuse allocation mensuelle (souvent 2-8 heures) constitue une ressource partagée limitée, pas un buffet de réservations à volonté
Ignorer les limites de capacité affichées : entasser un grand groupe dans une petite salle nuit à l'expérience de votre propre réunion et contrevient souvent aux limites d'occupation prévues par les règles de sécurité incendie
Laisser l'équipement audiovisuel mal configuré : ne pas rétablir les paramètres d'affichage ou de son d'une salle après une réunion hybride occasionne un délai d'installation frustrant pour la réservation suivante
Supposer que les pratiques informelles sont des règles officielles : les attentes en matière de savoir-vivre, comme la marge de cinq minutes, sont largement respectées, mais ne sont pas imposées par contrat; vérifiez les politiques réelles de votre exploitant plutôt que de supposer que les mêmes pratiques s'appliquent partout

Une liste de vérification du savoir-vivre pour les réservations

Réservé une salle adaptée au nombre réel de participants
Confirmé l'heure de la réunion avant de réserver, plutôt que de bloquer un créneau provisoire
Arrivé avec une marge suffisante pour l'installation (10-15 minutes pour les réunions hybrides ou nécessitant de l'équipement audiovisuel)
Commencé et terminé pendant la période réservée
Annulé immédiatement après avoir appris que la réunion n'aurait pas lieu
Laissé la salle propre : chaises en place, tableau blanc effacé, déchets ramassés
Débranché les appareils personnels et rétabli les paramètres de l'équipement audiovisuel partagé
Vérifié la réservation suivante avant d'envisager une prolongation

Questions fréquemment posées

Que se passe-t-il si j'arrive en retard à ma propre réservation de salle de réunion ?

Votre période de réservation n'est pas prolongée pour compenser votre retard. Si une autre réservation suit immédiatement, le temps dont vous disposez est simplement réduit de la durée de votre retard.

Est-ce impoli de réserver une grande salle pour une petite réunion ?

Oui, dans un espace de coworking partagé. Les grandes salles sont une ressource rare, et en réserver une pour un nombre de participants qu'une petite salle pourrait accueillir réduit la disponibilité pour les membres qui ont réellement besoin de l'espace plus grand.

Quand devrais-je annuler une réservation de salle de réunion dont je n'ai plus besoin ?

Dès que vous le savez, idéalement au moment où la réunion est annulée ou reportée. La plupart des systèmes de réservation permettent une annulation presque instantanée, et annuler rapidement est la pratique de savoir-vivre la plus utile pour les communautés qui partagent des salles de réunion.

Les exploitants d'espaces de coworking sanctionnent-ils vraiment les absences ?

Certains le font. Puisque les « réservations fantômes » non libérées réduisent le nombre de créneaux réellement disponibles pour l'ensemble des membres, certains exploitants montréalais se réservent le droit de restreindre les privilèges de réservation des membres qui accumulent les absences inexpliquées.

Quelle marge de temps prévoit-on habituellement dans une réservation de salle de réunion ?

Une pratique informelle courante consiste à considérer qu'une réservation d'une heure offre environ 50 minutes de temps de réunion utilisable et à réserver le reste à l'installation, à la conclusion et à une transition sans encombre vers la réservation suivante.

Qui a la priorité si une salle fait accidentellement l'objet d'une double réservation ?

En général, la personne qui a réservé la salle en premier. Pour le second groupe, la bonne pratique consiste à chercher une autre salle auprès du personnel ou dans l'application de réservation, plutôt que d'occuper la salle et de provoquer une confrontation.

Devrais-je tester l'équipement audiovisuel avant une réunion hybride dans une salle louée ?

Oui, surtout si vous ne connaissez pas cette salle. Réserver la salle 10-15 minutes à l'avance pour tester la connexion, le partage d'écran et la configuration audio permet d'éviter les problèmes techniques une fois les participants à distance connectés.

Pour les professionnels montréalais qui ont besoin de salles de réunion fiables et bien équipées dans leur espace de travail, 2727 Coworking à Griffintown comprend des crédits de salle de réunion dans chaque formule d'abonnement, ainsi que de l'équipement audiovisuel moderne pour les réunions hybrides.

Références

[1] Le poste flexible comme modèle d'espace de travail flexible - 2727 Coworking

[2] Les prix du coworking aux États-Unis et au Canada - 2727 Coworking

[3] Au-delà du café : une conception réfléchie des espaces de travail - 2727 Coworking